Az online számlaadat-szolgáltatás gyakori hibái

ÁFA 2022-07-01

Nyomtatás

Forrás: www.nav.gov.hu | Szerző: NAV

Miként kerülhetők el az online számlaadat-szolgáltatás[1] hibái? A kérdés 2018 júliusa óta nem veszített aktualitásából. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) ellenőrzési tapasztalatai alapján összeállított tájékoztató segíthet a gyakori, ám könnyen megelőzhető hibák kiküszöbölésében.

A leggyakoribb hibák kapcsán a következő fontos szabályokat gyűjtöttük össze:

Online számlaadat-szolgáltatás a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető Online Számla rendszerben teljesíthető. A tesztfelületen (https://onlineszamla-test.nav.gov.hu) rögzített adatok a NAV nyilvántartásában nem jelennek meg.
Az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén[2] nem lehet számlát kiállítani, az kizárólag a kiállított számlák adatainak manuális rögzítésére használható.
A NAV Online Számlázó programjából kiállított számláról nem kell az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén adatot szolgáltatni, mert az adatszolgáltatási kötelezettséget a NAV Online Számlázó programja automatikusan teljesíti.
Az online pénztárgéppel előállított egyszerűsített számlákat nem kell rögzíteni az Online Számla rendszerben. Azokról a pénztárgép más módon küld adatot.
A számlatömbben kiállított számlákról az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén manuális adatrögzítéssel kell teljesíteni az adatszolgáltatást. A kézi számlák adatait nem szabad rögzíteni a NAV Online Számlázó programjában, mert az nem online számlaadat-szolgáltatást, hanem egy újabb számla kiállítását eredményezné.
Az Online Számla rendszer kézi rögzítő felülete a kibocsátott számlák adatainak pontos rögzítésére szolgál, azonban nem használható a kibocsátott számlák adataiban észlelt hibák közvetlen javítására. Ha a kibocsátott számla hibás, akkor azt a hiba jellegétől függően módosító vagy érvénytelenítő számlával kell korrigálni.
Forinttól eltérő pénznemben kiállított számlákról teljesített adatszolgáltatás során nem szabad összekeverni a forintban és a külföldi pénznemben kifejezett értékeket, mivel az a számlától nagyságrendekkel eltérő adatokat eredményezhet.
A módosító számlákról, illetve a kiállított számlákat érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni. Fontos, hogy az eredeti számlákat módosító vagy érvénytelenítő számlák ne csak a számlaadat-szolgáltatásra létrehozott Online Számla rendszerbe, hanem a számlakiállítók könyvelésébe, és ezáltal bevallásaiba is bekerüljenek.
A kiállított számlákat módosító, illetve érvénytelenítő számláknál az adatszolgáltatásban is hivatkozni kell az eredeti bizonylatokra.
Az Online Számla rendszerbe beküldött számlaadatok összességének technikai érvénytelenítése[3] nem azonos a hibás adatokkal kiállított számla érvénytelenítésével. A technikai érvénytelenítés ugyanis kizárólag a helytelen adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál, vagyis arra, hogy a technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyását követően a kiállított számla adatait már a valóságnak megfelelően lehessen rögzíteni.
A beküldött számlaadatok technikai érvénytelenítésének kérése nem eredményezi automatikusan a sikeres technikai érvénytelenítést, mivel a technikai érvénytelenítésre vonatkozó kérést a rögzítését követően jóvá is kell hagyni az Online Számla rendszer „Nyilatkozatok” menüpontjának az „Adatszolgáltatás érvénytelenítése” részében.
A NAV Online Számlázó programja által teljesített számlaadat-szolgáltatás technikai érvénytelenítését kizárólag a NAV Online Számlázó programjában lehet kezdeményezni, a „Számlák” listaoldalon az adott számla sorának végén található ikonra kattintva választható „Technikai érvénytelenítés” funkcióval. A technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyása ebben az esetben is az Online Számla rendszer „Nyilatkozatok” menüpontjának az „Adatszolgáltatás érvénytelenítése” részében végezhető el.
április 1-jétől már kizárólag 3.0 XSD-verzióval teljesíthető az online számlaadat-szolgáltatás. A korábbi 1.0, 1.1, illetve 2.0 XSD-verzió használatával érkező számlaadat-szolgáltatásokat az Online Számla rendszer hibaüzenettel elutasítja.
Ha az adózó elsődleges felhasználója valamilyen okból az Online Számla rendszerben újragenerálja a technikai felhasználóhoz tartozó XML-aláírókulcsot és XML-cserekulcsot, akkor az új kulcsokat rögzíteni kell a számlázó programban, különben az interfészen keresztüli adatküldés meghiúsul.
Az adózó által használt számlázó programnak biztosítania kell a kiállított számlák kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozását.
Az Online Számla rendszerben nem lehetséges egy adott számlasorszámmal több adatszolgáltatást teljesíteni, hiszen a számlát azonosító sorszám egyedi.
Kiemelten fontos a vevő adószámának pontos rögzítése, annak érdekében, hogy mindig a gazdasági eseményben érintett valós partner szerepeljen az adatszolgáltatásban. Csoportos áfaalany^[4] vevőnél a csoportazonosító számot kell rögzíteni az adatszolgáltatásban, nem pedig az egyes csoporttagok adószámát.

A fenti szabályok mellett a következő javaslatokat fogalmazták meg:

Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatosan saját belső kontrollmechanizmusok kiépítését javasoljuk az Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségének, illetve számlázó program alkalmazása esetén a NAV-szerver visszajelzéseinek[5] a segítségével. Ezzel megelőzhető, hogy egy esetleges NAV-ellenőrzés tárja fel a hibás adatokat, illetve adatszolgáltatásokat, ami szankciókkal járhat.
Az adatszolgáltatási problémák megelőzése érdekében a számlázó programot használó adózóknak javasoljuk az általuk használt szoftverek fejlesztőivel való együttműködést[6], valamint a NAV által a számlázó programok fejlesztői számára összeállított ajánlás[7] (link) figyelembevételét a programok kialakításánál. Az adatszolgáltatással kapcsolatos mulasztás szankciója ugyanis az online számlaadat-szolgáltatás szabályszerű teljesítésére kötelezetteket, magukat az adózókat terheli.
Javasoljuk továbbá az Online Számla rendszer „Szolgáltatások” menüjéből az elsődleges felhasználók által elérhető „Használati statisztika” időszakos áttekintését, mivel a „Használati statisztika” fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amik fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán. A „Használati statisztika” alkalmazásáról egy kisfilm is készült, ami a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalnak „A rendszerről” elnevezésű főmenüjében közvetlenül megtekinthető (link [8]).

Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos aktuális információkért kövessék figyelemmel a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalt!

_________________

[1] Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa törvény), továbbá a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (Számlarendelet) előírásai szerint.

[2] A https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető Online Számla rendszernek a „Számlaadat-rögzítés” menüpontjában tudja elvégezni a számlák adatainak kézi rögzítését az adózó elsődleges felhasználója, illetve a „Számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező másodlagos felhasználója.

[3] Technikai érvénytelenítésről akkor van szó, ha maga a kiállított számla helyes, azonban az arról teljesített adatszolgáltatás helytelen. Ekkor módosító vagy érvénytelenítő számla kiállítása nem indokolt, kizárólag a számláról teljesített adatszolgáltatást kell érvényteleníteni.

^[4] Az Áfa törvény 8. §-a szerint.

[5] A Számlarendelet 13/A. § (3) bekezdése szerint a számlázó programmal történő adatszolgáltatás akkor teljesített, ha a sikeres feldolgozást a NAV szervere visszaigazolta. A NAV szervere a feldolgozás eredményéről szóló visszajelzésben a beküldött számlaadatok egyes szabálytalanságaira is figyelmeztet, emiatt a visszaigazolás kérése elengedhetetlen.

[6] Az adatszolgáltatásra használt számlázó program fejlesztőjének is létrehozható egy másodlagos felhasználó a „Számlák lekérdezése” jogosultsággal annak érdekében, hogy az adatszolgáltatások sikerességét ne csupán a szoftverből, hanem az Online Számla rendszerből is ellenőrizhesse.

[7] A NAV ajánlás a szoftver funkcióinak kialakításával kapcsolatban is hasznos tanácsokkal szolgálhat: https://nav.gov.hu/ado/afa/NAV_ajanlas_a_szamlaz20210303

[8] https://onlineszamla.nav.gov.hu/a_rendszerrol

FIZESSEN ELŐ 2024-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!
Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Velünk 2024-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2024 ● Cafetéria szabályzat 2024 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Egyes Kulcs-Soft programok előfizetőknek ingyenesen ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/