1. Főoldal
  2. Hírek
  3. ÁFA
  4. Elektronikus számlák megőrzése

Elektronikus számlák megőrzése

ÁFA 2025-08-10

Nyomtatás
Forrás: Önadózó | Szerző: Önadózó

Címkék: e-számla, archiválás

A megőrzési követelményeket számos vállalkozó és könyvelő túlmisztifikálja. A legfőbb követelmény az elektronikus számlák adattartalmának megőrzésén túl annak olvashatóságának, értelmezhetőségének biztosítása, valamint olyan környezet kialakítása, ahonnan nem lehet könnyen elveszíteni és a hosszútávú megőrzés megvalósítható.

Az elektronikus számlákat elektronikus formában szükséges megőrizni Magyarországon. Bár feldolgozási célból ki lehet nyomtatni, ugyanakkor a bizonylat megőrzést kizárólag elektronikusan lehet biztosítani. A megőrzésnél fontos követelmény vonatkozik a számla adattartalmára. Így akár lehet a számlát más formában is megőrizni, amennyiben biztosított az adattartalom védelme. Ugyanakkor az ilyen fajta konverzióra főleg PDF alapú számlánál nem nagyon szokott sor kerülni, az eredetileg kibocsátott számla kerül megőrzésre.

A megőrzési követelményeket számos vállalkozó és könyvelő túlmisztifikálja. Amennyiben egy fehér lapot elővennénk és felírnánk arra mindazokat a feltételeket, amelyek betartása fontos az elektronikus dokumentumok megfelelő megőrzéséhez, akkor nagy eséllyel a jelenlegi magyar jogszabályi környezetet írnánk le. A legfőbb követelmény az elektronikus számlák adattartalmának megőrzésén túl annak olvashatóságának, értelmezhetőségének biztosítása, valamint olyan környezet kialakítása, ahonnan nem lehet könnyen elveszíteni és a hosszútávú megőrzés megvalósítható. Ehhez számos út vezet. Lehetséges olyan technikának az alkalmazása, amely garantálja az adattartalom védelmét. Ilyen például az elektronikus aláírás vagy a hash kód. Ugyanakkor ez önmagában nem véd a törlés ellen, tehát olyan helyen kell megőriznünk, ahol ez biztosítható. Ez lehet akár egy megfelelő szolgáltató választása, de akár egy megfelelő informatikai környezet kialakítása is jó út lehet.

Nem lehetséges minden vállalkozásnak egyetlen megfelelő megoldást kialakítani, hiszen teljesen más igénye van egy olyan vállalkozásnak, amely évente 20-30 darab elektronikus számlát kap és egy olyannak, amely 200-300 darabot. Megint más követelményt jelent, ha ezeket a számlákat az üzleti modell miatt naponta el kell érni és megint mást, ha csupán kivételes esetben van szükség az elektronikus számlákra. Ezen túlmenően lehet, hogy ha egy vállalkozás több helyről kap elektronikus számlát, akkor nyilvánvaló módon egy folyamatba szeretné beterelni. További kérdés, hogy a számlákon túlmenően milyen további bizonylatokat, szerződéseket és egyéb dokumentumokat szeretnénk elektronikusan megőrizni.

A fentiek alapján látható, hogy nem csupán a jogszabályi követelményeket, hanem az üzleti követelményeket is figyelembe kell venni, és mindezek alapján lehet egy minden szempontból megfelelő archiválási megoldást kialakítani. Jó megoldás lehet például akár egy archiválási szolgáltatóra bízni az összes számlánk megőrzését, de kialakíthatunk egy olyan archiválási szervert is, ahol a számláink mellett más dokumentumokat is megőrizhetünk. Amennyiben nem akarunk zárt archiválási rendszert kiépíteni, akkor logikus elvárás lehet a szállítóink részére például az elektronikus aláírás megléte. De ennek hiányában akár a számlabefogadó vállalkozás is rárakhatja a saját elektronikus aláírását és így őrizheti meg a számláit. További jó megoldás lehet egy kifejezetten archiválási célú felhőszolgáltatás igénybevétele. Ezeken túlmenően még számos egyéb megoldást is választhatunk, amely a saját igényeinknek és a jogszabályi követelményeknek is megfelelnek.

Óvakodjunk attól, hogy nem megbízható helyen tároljuk huzamos ideig a számláinkat, vagy esetleg egy bizonytalan informatikai megoldást tekintünk archiválási megoldásnak. Ilyen lehet akár egy postafiók, ahol nem garantált a számlák hosszú távú megőrzése. De szintén nem megfelelő megoldás egy számítógépre lementve tárolni a számláinkat. Mindegyik megoldás magában rejti a törlés kockázatát. További hibás megoldás lehet ha egy szerverkönyvtárról készült napi mentéseket tekintjük hosszú távú archiválásnak. A napi mentés célja nem a hosszú távú adatmegőrzés, hanem az adatvesztés kockázatának csökkentése.

Az archiválási folyamat lehet a számlabefogadási folyamatba integrált megoldás, de lehet manuális megoldás is. A jelenleg hatályos jogszabályaink az automatizációt nem várják el, csupán azt, hogy az elektronikus számlák adattartalma a megőrzési időszakban olvasható, értelmezhető legyen. Ezt a követelményt elérhetjük úgy is, hogy például hetente vagy havonta mentjük az adott hónapban beérkezett számlákat az archívumba. Ebből következik, hogy amennyiben július 1-jén még nem tudjuk pontosan az archiválási megoldást, akkor sincs még nagy probléma, ha néhány hét vagy hónap múlva találjuk meg azt. Ráadásul a szolgáltatók többsége az elektronikus számlákat egy olyan portálra helyezik el, ahonnan több hónapon keresztül biztosított a letölthetősége. Ez azonban nem jelenti azt, hogy lehetne nagyon hosszan halogatni az archiválás kérdését.

FIZESSEN ELŐ 2025-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!

Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek!  Velünk 2025-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2025 ● Cafetéria szabályzat 2025 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/ 

Vissza az előző oldalra

Webáruház

Szabályzatok

Szabályzatok kategória összes termékének megtekintése

E-Könyvek

E-Könyvek kategória összes termékének megtekintése

Szakkönyvek

Szakkönyvek kategória összes termékének megtekintése

E-Start

Önadózó segítség az ügyek elektronikus intézéséhez.

Vissza az előző oldalra