Hogyan fektessünk a jövőbe 7 digitalizált HR munkafolyamattal?

DIGITALIZÁCIÓ 2021-04-18

Nyomtatás

Forrás: L-Soft hírdetés

A hagyományos irodai élet végérvényesen megváltozott. Velünk marad a home office, rájöttünk, hogy mégis megoldhatóak az akár mérföldkőnek számító események is online, és a pandémiás állapot következményeként megismert szociális szabályok is beépülnek - a remélhetőleg hamarosan újra visszakapott - normál hétköznapjainkba. Következzen 7 olyan digitalizált HR munkafolyamat, melyek mindig megtérülő befektetésként a járványhelyzet alatt és azt követően is egyszerűbbé, sőt, akár biztonságosabbá tehetik a HR-t. További információ a PIRAMIS önkiszolgáló HR megoldásokról:

PIRAMIS önkiszolgáló HR megoldások:

Fel kellett ismernünk, a digitalizáció hozzásegít minket, hogy a vállalati HR folyamatok fenntartásához szükséges kapcsolatokat majd az „új normális” körülmények között is egyszerűbben, biztonságosabban működtessük. Igen, tanulnunk kell ebből a mostani kényszerhelyzetünkből, le kell vonnunk a tanulságokat: ne erőltessük a régi módszereinket az új, megváltozott környezeti igények által generált folyamatainkra.

A pandémia óriási lökést adott a vállalati digitalizációs törekvéseknek, nem véletlenül: a távolságtartás, az érintkezések csökkentése olyan fogalmak, amelyek mára beépültek a személyes és munkahelyi köztudatunkba is.

Emellett a home office miatt a kollégák kikerültek az irodák kényelmes fizikai közelségéből, viszont a HR-nek továbbra is el kell érnie minket akkor is, amikor például nyilatkozatokat, munkaszerződéseket, igazolásokat, bérlapokat szeretne eljuttatni nekünk.

Következzen 7 olyan digitalizált HR munkafolyamat, melyek mindig megtérülő befektetésként a járványhelyzet alatt és azt követően is egyszerűbbé, sőt, akár biztonságosabbá tehetik a HR-t.

1. A webes munkaidő-rögzítés – a kollégák rögzíthetik egyszerűen pl. a mobiltelefonjukról a jelenléti adataikat (pl. otthonról is), és a munkahelyszíneken dolgozóknak sem kell egymás után jelenléti íveket kézbe venni. Amellett, hogy a jelenléti ív halmok adatrögzítése helyett egy ilyen szoftver egyrészt csökkenti a fertőzésveszélyt, de másrészt a webes program automatizálttá, könnyed rutinná teszi a készre jelentés, jóváhagyás, bérszámfejtésbe kerülő munkaidő adatok útját.

2. A webes szabadságtervezés és szabadságigénylés – a szabadságuk igényléséhez, engedélyeztetéséhez kapcsolódó folyamatokat kezdeményezhetik a kollégák távolról, akár a mobiltelefonjukról is. Ismét csak kikerülhető a személyes kontaktus, nem kell szabadságos tömböket kitölteni, és aláíratni. A munkavállalók szabadságtervezését is lehetővé teszi, ami esszenciális igény volt és lesz a felelős stratégiával működő vállalatok életében.

3. A webes önkiszolgáló HR szoftver segítségével eljuttathatjuk havonta a fizetési lapokat a munkavállalókhoz, ők bármikor megnézhetik akár a mobiltelefonjukon is a bérükhöz kapcsolódó információkat. Nem kell nyomtatni, átvetetni, már csökkentettük is a fertőzésveszélyt! A munkavállalók felé havi adatszolgáltatási kötelezettsége a munkáltatónak, hogy eljuttassa nekik a havi bérinformációikat. Ez a kötelezettség nyilván a pandémia előtt is fennállt és utána is megmarad, azonban nyilván nem mindegy, mekkora erőforrásigénnyel tudjuk teljesíteni.

4. A webes önkiszolgáló HR szoftverrel az adminisztratív és szerződésinformációit juttassuk el egyszerűbben a munkavállalóhoz! A munkáltató ezáltal továbbra is megfelelhet a GDPR elszámoltathatóság elvének is. Ezen túl, csökkenthető a személyes ügyfélszolgálati idő, a személyes kontaktusok száma is a HR-nél.

5. Ebben a szükséghelyzetben felmerült a cafeteria újranyilatkoztatás kérdése is, illetve nem ritka, hogy a vállalatok évente egyébként is több alkalommal nyilatkoztatnak. Egy webes önkiszolgáló szoftverrel áthidalható egy szükséghelyzetet, vagy továbbra is fenntarthatjuk a megszokott gyakorlatot. A kollégák otthonról is követhetik a cafeteria juttatásaik kifizetéseit. Az önkiszolgáló HR szoftver magas szintű rugalmasságot biztosít a cafeteria nyilatkoztatás és a felhasználások követése esetében.

6. A munkatársak távolról otthonaikban, webes felületen tölthessék ki a nyilatkozataikat, jelenthessék be adatváltozásaikat. Melyek lehetnek ezek a nyilatkozatok: családi kedvezmény, EKHO nyilatkozat, első házasok kedvezménye, gyermek pótszabadság stb. A munkavállaló kitölti, és eljuttathatja a HR-re az önkiszolgáló HR megoldásból. Csökkenthető a személyes kontaktusok száma, a HR ügyfélszolgálatra fordított ideje.

7. A januári igazolások (M30 és az Igazolás a járulékalapot képező juttatásokról) előállítása kivételes leterheltséget jelent a HR-nek minden évben, és nyilván a pandémia sem mentesítette a munkáltatókat ezirányú kötelezettségük alól. Az e-aláírással kiegészített folyamat forradalmasította ezt a területet, olyan mértékben csökkenti le az előállításhoz, átadás-átvételhez kapcsolódó feladatokat, költséget! A járványhelyzetben óriási előny volt azoknál a munkáltatóknál, akik alkalmazták az új technológiát, így a teljes folyamatot digitalizálták, könnyen elérve pl. a home office-ban dolgozó kollégákat. Plusz előnyként kimutathatóan mérséklődik a vállalat környezeti terhelése a papír alapú dokumentációk csökkentésével!

További információ a PIRAMIS önkiszolgáló HR megoldásokról:

Tomkó Gyöngyvér
L-SOFT Zrt.

FIZESSEN ELŐ 2024-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!
Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Velünk 2024-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2024 ● Cafetéria szabályzat 2024 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Egyes Kulcs-Soft programok előfizetőknek ingyenesen ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/