Hogyan olvassunk fõkönyvi kivonatot?

ART 2011-05-23

Nyomtatás

Forrás: Önadózó

A cégvezetõk, cégtulajdonosok nem mindig élnek a fõkönyvi kivonat lehetõségeivel, információival, mert nem tudják, hogy a könyvelés mire képes az érdekükben. Az alábbiakban részletet közlünk A cégmendzselés kézikönyvébõl.

_____________________________________

A cégmenedzselés kézikönyve - a sikeres cégvezetés magyar módszertana

Ha gond van a cégben - megállt a növekedés, munkaszervezési és munkavégzési problémák emésztik fel a cégvezetés energiáit, elfekélyesednek adózási, könyvelési és jogi problémák - ezt a könyvet kell elõször elõvenni. Cégmenedzselés kézikönyve - átfogja a cégvezetés összes területét - a szervezéstõl, vezetéstõl, munkaügyeken, a marketingen át az adózásig, rálátást ad a könyvelésre is.Kiadó: Adónet.hu Zrt. 2011. Terjedelem: 735. oldal. Ára: 14.700,-Ft - helyett most 50% kedvezménnyel: 7.350,-Ft + 820,-Ft postaköltség. A könyv honlapja: www.cegmenedzseles.hu
Kedvezményes rendelés kizárólag itt: info@cegmenedzseles.hu

__________________________________________

Hogyan olvassunk fõkönyvi kivonatot?

A fõkönyvi kivonat a vállalkozás által vezetett fõkönyvi számlák adatállományáról – az oda feljegyzett gazdasági eseményekrõl – adott idõpontra készített összesített kimutatás, amely tartalmazza valamennyi megnyitott és vezetett fõkönyvi számla
-számjelét és megnevezését növekvõ számlaszám sorrendben,
-tartozik és követel forgalmát (növekedés és csökkenés forgalmát),
-valamint tartozik és követel egyenlegét (amely tartalmában pozitív, vagy negatív számot jelent).

A fõkönyvi kivonat a gyakorlatban arra való, hogy a cég vagyoni helyzetére vonatkozóan tudjunk következtetéseket levonni. Az 1-4. számlaosztályokban egy statikus állapot szerinti, egy adott napra vonatkozó vagyoni értéket látunk, az 5-9 számlaosztályokban pedig az év elejétõl eltelt idõszak alatt megtermelt bevételt és a bevétel elérése érdekében felmerült költségeket, ráfordításokat látjuk. A bevételek és költségek, ráfordítások különbözete az eredmény, amely egyetlen soron jelenik meg az 1-4 számlaosztályban: a mérleg szerinti eredmény fõkönyvi számon, amelyet általában év végén az elfogadott beszámoló alapján könyvelünk le.

A fentiekbõl is következik, hogy az 1-4. számlaosztály a cég alapításától eltelt idõszakban bekövetkezett változásokat tükrözi. Természetesen a könyvelésben mindig az az érték jelenik meg, amely a beszerzéskor, megvásárláskor a számlákon, vagy egyéb dokumentumokon szerepelt, vagyis amennyibe akkor került, amikor megvettük az adott befektetett eszközt, készletet, követelést. Ha régóta mûködik a cég, és például 15 éve vásárolt egy ingatlant néhány millió forintért, az a fõkönyvi kivonatban még mindig viszonylag alacsony értéken szerepel, holott lehet, hogy a 15 évvel ezelõtti értéknél lényegesen többet ér. A számviteli törvény lehetõséget ad arra, hogy az ilyen irányú eszközérték-többletet kimutassuk, de ezeket általában nem alkalmazzák a társaságok. Megjegyzendõ, hogy az eszközérték csökkenését viszont kötelezõen elõírja a törvény, ezt diktálja az óvatosság elve.
....

Az 1-4 számlaosztály egyenlegei egy adott idõpontban mutatják meg az eszközök és források pillanatnyi értékét. Az 5-9 számlaosztályok pedig a tárgyévben eltelt idõszakban felmerült költségeket és bevételeket tartalmazzák.

Az 1-4 számlaosztályban – mivel ez a fõkönyvi kivonat tartalmazza a nyitó egyenlegeket is – láthatjuk az év elejéhez képest bekövetkezett változásokat. Például: az 1-es számlaosztályban, amely a befektetett eszközöket tartalmazza, növekedés tapasztalható, tehát valószínûleg a cég vásárolt valamilyen tárgyi eszközt. Ennek vajon mi lehetett a forrása, mibõl vehette meg az adott tárgyi eszközt a cég? Nézzük csak meg a pénzeszközöket a 3-as számlaosztályban: a nyitóegyenlegük alacsony, év elején nem volt pénze a cégnek, a vevõkövetelése sem túl magas a nyitóállományban, tehát nem valószínû, hogy a gépvásárláshoz év elején megvolt a megfelelõ összeg. Vizsgáljuk tovább a számokat, lássuk a 4-es számlaosztályt, amely jellemzõen a forrásokat tartalmazza. Láthatjuk, hogy jelentõs változás állt be a szállítóknál, akár azt is hihetjük, hogy a megvásárolt gépet még nem fizette ki a cég. Ez egy lehetséges magyarázat, de nézzük tovább…

Az 5-9 számlaosztályban felfedezhetjük, hogy ez a cég a 16,5 MFt-os ráfordításából több, mint 20 Mft-os árbevételt tudott elérni, és jelenleg több, mint 3,5 MFt-os eredménye (nyeresége) van. Még az is lehet, hogy az adott tárgyi eszközt az év közben elért eredményébõl sikerült megvásárolnia, ha a vevõkövetelése befolyik, akkor gond nélkül ki tudja fizetni a szállítóját. Ennél többet, azonban pusztán a fõkönyvi kivonatból nem tudunk megállapítani.

Még az is lehet, hogy folyamatban van egy hitelkérelme, és majd ha azt megkapja a banktól, akkor fizeti ki a szállítót. Tehát a lehetõségek sora végtelen. Egy fix pont van: növekedett a tárgyi eszköz állománya, valamint az év elejétõl jelen pillanatig nyereségesen mûködött a társaság.

Láthatjuk még, hogy az 1-4 számlaosztály egyenlege ugyanazt mutatja, mint az 5-9 számlaosztályé, csak ellentétes elõjellel. Ez a szám pedig az eredmény. Ez az, amiért minden cég dolgozik, ez a befektetett pénz és munka haszna. Látható, hogy ha az 1-4 számlaosztály egyenlege pozitív, akkor nyereséget mutat, és ez esetben az 5-9 számlaosztály egyenlege pedig negatív. Veszteség esetén tehát pont fordított a helyzet.

Tehát a gazdálkodás akkor jó, ha az 1-4 számlaosztály összevont egyenlege minél nagyobb pozitív számot mutat, illetve az 5-9 számlaosztályé minél nagyobb negatív számot. Természetesen vannak olyan fõkönyvi kivonatok, ahol az egyenleg is két rovatból áll: tartozik egyenleg és követel egyenleg. Ez ugyanazt jelenti, a tartozik a pozitív „oldal” és a követel a negatív „oldal” – de minden fõkönyvi számnál csak az egyik oldalon lehet egyenleg!

Minél jobban mélyedünk el a fõkönyvi kivonat számainak tanulmányozásában annál jobban megismerjük az adott cég mûködését, az esetleges rejtett lehetõségeket, vagy buktatókat. A fõkönyvi kivonatot könyvelõk állítják össze, õk nagyon jól tudják ennek jelentõségét. A könyvelõk többsége tisztában van azzal, hogy év közben sok hibát véthet az adminisztráció, nem mindig van mód egyeztetésre, ezért egy év közbeni fõkönyvi kivonat nem minden esetben mutatja a helyes képet a cég mûködésérõl. Ez magyarázza azt is, hogy a könyvelés legtöbbször nehézkesen adja ki a fõkönyvi kivonatot fõként kisebb, nem saját könyvelési apparátussal dolgozó cégek esetében.

A cégvezetõk, cégtulajdonosok nem mindig élnek a fõkönyvi kivonat lehetõségeivel, információival, mert nem tudják, hogy a könyvelés mire képes az érdekükben. Egy további vezetõi hiba mindent rábízni a könyvelõre, mert neki nincs rálátása a gazdálkodás sajátosságaira, a termelés, illetve a tevékenység folyamatára. A fõkönyvi kivonat információkat ad az elmúlt idõszak gazdasági eseményeirõl, és alapul szolgál a jövõben döntésekhez. Ezekbõl következõen cégalapításnál, de a mûködés során is - a legfontosabb – valóban, minden mást megelõzõ teendõ a számlarend és a könyvelõ által szolgáltatandó fõkönyvi kivonat tartalmának, részletezésének és gyakoriságának kialakítása. A cégvezetõ közölje a könyvelõvel, hogy az elõírásokon túl milyen adatokat szeretne látni, milyen bontásban. Ekkor a könyvelõ cégre, és személyre szabottan olyan fõkönyvi kivonatot tud szolgáltatni a cégvezetõnek, amely mind a bevételeket, mind a költségeket (ráfordításokat) termékekre, és költséghelyekre (pl. telephelyre, üzletre) lebontva is tartalmazza. Ez persze azt a többletfeladatot rója a vezetõre, hogy illetve a beosztottjára, hogy minden bejövõ számlára, bizonylatra vezesse rá a szükséges információt: - melyik terméket, vagy telephelyet érinti. Ezt a szisztémát már érdemes alkalmazni egy nagyobb cégben, ahol megosztott döntési és felelõsségi szintek vannak. Ahol azonban a vezetés kezén megy át minden bejövõ számla és a vezetés képes is minden információt maga kezelni – ott a magyar cégvilágban kialakult gyakorlat szerint a vezetõk nem élnek a fõkönyvi kivonat lehetõségeivel, elégségesnek tartják csak a bankszámlát és pénztárat figyelni napi rendszerességgel.

A fõkönyvi kivonat egyvalamit nem tud: naturális, mennyiségi egységekkel szolgálni, a vezetõi döntésekhez sokszor ezekre is szükség van. Ezeket analitikus nyilvántartásokból kell beszerezni.