Iratmegőrzés - Levéltári törvény - Adatvédelem - Könyvelés - Bérszámfejtés

JOG 2018-03-12

Nyomtatás

Forrás: Önadózó | Szerző: Dr. Szabó Tibor

Címkék: GDPR, adatvédelem, iratmegőrzés, Levéltári törvény

Feloldhatatlannak látszó ellentmondások feszülnek az adatvédelem és az örökségvédelem érdekei között (is) - az előbbi szerint az lenne a legjobb, ha személyes adatot csak egy pillanatig tárolnánk, aztán törölnénk, az utóbbi szerint ez barbárság, hiszen az értékeket örökké meg kell őrizni. Természetesen ez az egész problémakör megintcsak a könyvelésen csattan. Például egy bérjegyzéket, munkaszerződést akkor most örökké örizzünk, vagy 5 évig? Esetleg 8-ig? Felhívjuk a figyelmet, hogy ezzel a problémakörrel az adatkezelési csomgaunkat is kiegészítettük!

A Levéltári törvény (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről) hatálya a magánszféra gazdálkodó szervezeteire és természetes személyekre csak a tulajdonukban levő maradandó értékű iratokra terjed ki (2.§)

E törvény előírja, hogy „az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.”

A maradandó értékű irat fogalmát a törvény a következőképpen adja meg: „a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;” (3.§ j./)

Kérdés, hogy egy kis- és középvállalkozás működése során keletkező iratok – különösen a munkaügyi iratok, bérjegyzékek, munkaszerződések, továbbá a számviteli bizonylatok (számlák, szerződések, szállítólevelek stb.) maradandó iratnak minősülnek-e?

A maradandó értékű irat fogalmára további útmutatót nem adnak a jogszabályok – maga a Levéltári törvény sem.

Ezek után az én személyes véleményem az, hogy egy kkv. iratanyaga gazdasági, társadalmi, jogi vagy műszaki szempontból alapból nem jelentős. Ez alól csak akkor tennék kivételt, ha valóban megállapítható egy kivételes körülmény: például az adott kkv-ban kezdett vállalkozni a magyar Steve Jobs, vagy az iratok valamely jelentős műszaki találmányt, teljesítményt dokumentálnak, amelyek a történeti múlt kutatásához nélkülözhetetlenek. De ezek kivételes esetek.

Maradandó értékűek – így örökre megőrzendők - lehetnek a cégiratok, különösen munkaszerződések, bérjegyzékek ha állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlenek, „más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot” tartalmaznak.

Véleményem szerint a cégiratok – munkaszerződések, bérjegyzékek, biztosításra vonatkozó iratok, szerződések, stb. - e feltételt vizsgálva sem minősülnek maradandó értékű iratnak.

Az állampolgárok munkajogi és polgári jogi jogérvényesítésének törvényes akadályát képezi az elévülés intézménye, amely a munkajogban 3 év, polgári jogban 5 év. Az elévülési idők elmúltával ezen cégiratokra jogot nem lehet alapítani. Ezt az időszakot pedig bőven lefedi a számviteli törvény szerinti 8 éves iratmegőrzési kötelezettség.

Marad még egy ellenérv: a nyugdíjigény igazolásához majdan, valamikor 50 év múlva biztosan szükség lehet munkaszerződésre, bérjegyzékre, vagy valamely hasonló munkaügyi iratra. Azonban, ez az érv sem igaz: 2018-at írunk, ekkor élünk, érintettek, foglalkoztatók ekkor teljesítik munkajogi, adó-, adatvédelmi és egyéb kötelezettségeiket.

Egyfelől a nyugdíjtörvény szerint a szolgálati időt a társadalombiztosítási igazgatási szervek nyilvántartása alapján kell számításba venni. (1997. évi LXXXI. törvény 43.§/2/) – ehhez pedig a foglalkoztató korabeli munkaügyi iratai már nem szükségesek. Igaz, hogy az így nem igazolt szolgálati időket – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az igénylő egyebek mellett a foglalkoztató által kiállított egykorú eredeti okirattal (igazolással), vagy a foglalkoztató eredeti nyilvántartásai alapján kiállított igazolással is bizonyíthatja, - ezek azonban az évekkel, évtizedekkel korábbi időszakokra visszaható rendelkezések. 2018-ban a foglalkoztatók havi adó- és járulékbevallásra kötelezettek, egyebek mellett a a biztosításban töltött idő tartamáról, az alkalmazás minőségéről, jogcíméről, a nyugdíjjárulék alapját képező jövedelemről, jutalom összegéről, a levont nyugdíjjárulék összegéről és sok minden másról. (Lásd Art. 50.§).

Így tehát a 2018-ban keletkezett munkaügyi iratokra nem már nem áll a maradandó értékű irat fogalmának azon feltétele, „az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot” tartalmaz.

Azt én nem vitatom, hogy a kis- és középvállalkozások iratai általánosságban is hordozhatnak megőrzendő értékeket – de ezesetben a jogalkotó gondoskodjon e célt szolgáló jogszabály megalkotásáról.

A 2018-ban hatályos levéltári törvény hatálya alá alapból nem látom besorolhatónak egy kis- és középvállalkozás bármilyen iratanyagát.

Ezzel együtt kivételek mindig lehetnek, ezért az adott vállalkozás feladata és felelőssége, hogy iratanyagának Levéltári törvény szerinti minősítését elvégezze, és a maradandó értékűnek minősített iratai megőrzéséről a történelmi múlt kutatása céljából gondoskodjon.

Arra felhívom a figyelmet, hogy ez a személyes véleményem, ezzel szemben más a gyakorlat.

Mindenesetre a levéltári – adatvédelmi dilemmák feloldhatók úgyis, hogy a vállalkozás – a számviteli törvény szerinti iratőrzési idő elteltét követően szaktanácsot kér az illetékes közlevéltártól annak megállapítása céljából, hogy iratanyagának mely része tekinthető maradandó értékűnek, majd ezen iratanyagot ajándékként vagy ingyenes letétként való megőrzésre átadhatja a levéltárnak. Erre a Levéltári törvény 32.§-a lehetőséget ad.

Ezért a megoldás az, hogy a jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés a szabályzatban kiegészítendő ezzel a jogcímmel.

28. § A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

(1) A Társaság jogi kötelezettsége teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy a Társaság irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.

(2) A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári törvény irányadó.

dr. Szabó Tibor ügyvéd adószakértő

FIZESSEN ELŐ 2024-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!
Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Velünk 2024-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2024 ● Cafetéria szabályzat 2024 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Egyes Kulcs-Soft programok előfizetőknek ingyenesen ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/