Melyek a rugalmasan fejleszthető papírmentes iroda kialakításának legfontosabb lépései?

Forrás: Newsbreakers Communications | Szerző: Somkutas Norbert, Revolution

Címkék: papírmentes iroda


Az alább olvasható cikk a Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben című szeptember 5-i rendezvényünkhöz kapcsolódóan született. További információ és jelentkezés a rendezvényre: www.adokamara.hu/rendezvenyek.html

Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben - szakmai konferencia és fórum. Jelentkezzen most!
 
Melyek a rugalmasan fejleszthető papírmentes iroda kialakításának legfontosabb lépései?

Az igények megfogalmazása
 
Egy könyvelő, adótanácsadó cég meglehetősen nagy mennyiségű papírt használ fel, kezel, tárol munkája során. Gondoljunk csak arra, hogy a szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat mind papír alapon kapják meg az ügyfeleiktől. Mivel a vállalat ügyfélköre az évek alatt folyamatosan bővül, egyre több dokumentumot kell kezelni és tárolni papíron. Így a cégvezetés logikus módon fogalmazza meg azt az igényt előbb vagy utóbb, hogy jó lenne papír helyett elektronikus formában feldolgozni az anyagokat.
 
A cél az, hogy a beérkező és keletkező anyagokat egy központi helyen tárolják digitálisan úgy, hogy minden munkatárs – a jogosultságok szerint – bárhol hozzáférjen a munkájához szükséges dokumentumokhoz, elkerülve ezzel az e-mailes kommunikáció hátrányait is.
 
A napi operatív munka gördülékenységének támogatása érdekében érdemes a munkafolyamatokat is centralizáltan kezelni és az ügyfeleknek számára is biztosítani a belépést a dokumentumkezelő rendszerbe. Amennyiben szükséges a rendszert ki lehet egészíteni HR és projektmenedzsment szoftverekkel.
 
A dokumentum és munkafolyamat-menedzsment rendszer kiválasztásának folyamata
 
A piacon több hasonló feladatokra tervezett rendszer érhető el. A kiválasztásnál érdemes figyelembe venni, hogy mennyire felhasználóbarát, mennyire gyorsan tanulható és könnyen kezelhető egy-egy megoldás. Ha el akarjuk kerülni az átállás körüli nagyobb ellenállást, akkor érdemes olyat választani, amely fejlesztői a bevezetés során is segítséget tudnak nyújtani. De az is elképzelhető, ha az ügyfél rendelkezik saját informatikai szakemberrel és szabad belső erőforrással, hogy az oktatások után maga is képes a fájlok és a rendszer szerkezetének kialakítására.
 
A rendszer cégre szabása
 
Első lépésben – akár a fejlesztők, akár maga az érintett cég munkatársai végzik a bevezetést – fel kell mérni, hogy milyen dokumentum-típusokkal dolgozik a vállalat, továbbá azt, hogy ezeket milyen jellemzőkkel szükséges felruháznia.
 
Például a „szerződés” típusú dokumentum jellemzői lesznek a neve, a vevő, a tárgya, az aláírás dátuma, a kapcsolattartó és a projekt. Ezek segítségével lesz felgyorsítható a keresés, hiszen a rendszer majd keres a névben, a jellemzőkben, és a dokumentumban is. A jellemzők segítségével a dokumentumok különböző szempontok szerint csoportosíthatók, szemben az egy logikát követő mappastruktúrával. Ugyanakkor a különböző operatív feladatokat végző munkatársak a szokásaiknak és saját szempontjaiknak megfelelően többféleképpen rendszerezhetik majd a dokumentumokat.
 
Az irattípusokon felül második lépésben meghatározzuk, hogy milyen egyéb információkat kívánunk a rendszerben tárolni, mint például a vevők, szállítók, kapcsolattartók és projektek adatai. Ezek alapján alakul ki a cégre szabott irattárszerkezet.
 
A harmadik lépés a cég saját belső folyamatainak felmérése. Milyen rendben viszi a cég az ügyeket, milyen határidőkkel áramlanak a bizonylatok? A munkafolyamatok felmérése után ezeket is beépítjük a rendszerbe a szükséges értesítési és jogosultsági beállításokkal együtt.
 
A dokumentumkezelő szoftver összeköthető integrált vállalatirányítási rendszerekkel is, de akár a Microsoft Dynamics NAV rendszerrel is összekapcsolható. A belső rendszereken túl mobilapplikáción és webes felületen is elérhető így az ügyfeleik is használhatják. Így nekik nincs is feltétlenül szükségük saját tárolási megoldásra.
 
Egy ilyen rendszer bevezetésénél jó megoldás lehet a fokozatosság elvét követni, először kevesebb dokumentum-típussal és kevesebb munkafolyamattal indulni, majd a tapasztalatokat felhasználva tovább bővíteni. Így lassan elérhető, hogy a papír alapú dokumentumok már csak a recepcióig jussanak, ahol szkennelik és feltöltik őket, és a könyvelők már nem érintkeznek papíron a bizonylatokkal. A könyvelés már az elektronikus dokumentumok alapján történik, a munkafolyamatokat használva. Amennyiben szükséges, a fizikai dokumentumok a dokumentum jellemzői alapján generált iktatószám szerint kereshetők vissza egy archívumban.
 
Így kialakul a papírmentes iroda, komfortosabbá, rugalmasabbá, kevésbé helyhez kötötté válik a munkavégzés. A belső folyamatok beépítésével követhetőbbek a feladatok, a határidők, az előrehaladás. A dokumentumok csak egy példányban léteznek, a verziók felhasználóhoz kötve, a módosításokat eltárolva visszakereshetők. Csak „egyetlen igazság” marad, nincsenek e-mailekben tárolt, különböző verzióban létező dokumentumok. Távoli eléréssel a vezetők akár mobil eszközökről is jóváhagyhatják a bejövő számlákat, ami jelentősen felgyorsítja az ügymenetet.
 
A rendszer ezen felül alkalmazkodik a folyamatos üzleti változásokhoz is, magabiztosan bővíthető és módosítható az új igényeknek megfelelően, így mindig képesek az új piaci igényekre reagálni.

Somkutas Norbert
Revolution


Digitalizálás és automatizálás a könyvelésben - szakmai konferencia és fórum. Jelentkezzen most!

FIZESSEN ELŐ AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE SZOLGÁLTATÁSAIRA!

Az Önadózó  újságból, honlapból, elektronikus és online szolgáltatásokból álló előfizetői csomagja folyamatos szakmai segítséget és támogatást nyújt a komplex vállalati ügyvitel szakszerű viteléhez, a vállalkozás, intézmény adózási, kifizetői, könyvviteli és munkaügyi feladatainak ellátásához. Az adózás 2020-ben sem lesz egyszerűbb – de az Önadózóval könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli  feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Előfizetőknek szabályzatok,- számviteli és GDPR szabályzat is (éves előfizetéssel!), segédletek, Fórum szolgáltatás, plusz 2x2 mérlegképes kredit. Előfizetési díj ebben az évben még 2020. 1-12. hóra: 22.680,-Ft. Kedvezményeink miatt az előfizetéssel pénzügyileg is nyer, nem csak szakmailag. Elõfizetés: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/ 


Vissza az előző oldalra