NAV XML mint számla – Egyszerűsít vagy csak bonyolítja a vállalkozások adminisztrációját?

ÁFA 2021-03-16

Nyomtatás

Forrás: Newsbrokers

Az már most biztos, hogy előkészületek nélkül nem lehet számlaként használni az XML-t, hiszen lehet, hogy a számla befogadója egyáltalán tudomást sem szerez róla. Jelenleg kétséges az is, hogy valóban egyszerűbbé teszi-e a felhasználók életét, vagy mivel a többi formátum is meg fog maradni, csak bonyolítja a számlázási folyamatot.

Vannak ötletek, fejlesztések, amelyek elsőre jól hangzanak, de végül zsákutcának bizonyulnak. E pillanatban még kérdés, hogy a „NAV XML mint SZÁMLA” vajon erre a sorsra jut-e, vagy lesznek vállalkozások, akik meglátják benne a fantáziát. „Az már most biztos, hogy előkészületek nélkül nem lehet számlaként használni az XML-t, hiszen lehet, hogy a számla befogadója egyáltalán tudomást sem szerez róla. Jelenleg kétséges az is, hogy valóban egyszerűbbé teszi-e a felhasználók életét, vagy mivel a többi formátum is meg fog maradni, csak bonyolítja a számlázási folyamatot.” – vetette fel a kérdést Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.

Az online számla-adatszolgáltatás 3.0-ban új szolgáltatásként indult el, hogy az adatszolgáltatás, vagyis az XML önmagában lesz az elektronikus számla. Érdemes azonban tisztázni, hogy a szolgáltatás használatának feltételei vannak. A vállalkozásoknak meg kell tenniük néhány előkészítő lépést, mielőtt alkalmazni kezdik az új módszert, és néhány, az eddigi gyakorlatuktól eltérő tevékenységet is be kell vezetniük a számlázási, számlakezelési munkafolyamatukba.

Kétféleképpen lehet használni a NAV XML-t számlaként. Egyrészt a számla kibocsátója az XML-ben minden olyan adatot feltüntet, amit a „hagyományos” számlán is feltüntetne, és vállalja, hogy ez a SZÁMLA. Ezt úgy teheti meg, hogy az úgy nevezett „completness indicator” jelölőt „TRUE” értékre állítja, gyakorlatilag kipipálja, valamint a hash kódot is biztosítja az XML-ben. Ezzel vállalja a számláért a felelősséget. Ebben az esetben a NAV validálja a számlát, és a kibocsátó részére archiválja is. Ennél a módszernél ugyan a hatóság számlaként kezeli az XML-t, de felmerül a kérdés, hogy a számla befogadója honnan fog tudni arról, hogy így kapott egy számlát, és ha értesítik is erről, vajon felkészült-e az XML kezelésére? Sőt, még az sem biztos, hogy a vevő egyáltalán meg tudja nyitni, el tudja olvasni az XML-t.

Másik megoldás, hogy a felek szerződésben megegyeznek abban, hogy az adatszolgáltatásra szolgáló XML lesz a SZÁMLA, és rögzítik, hogy milyen adatok szerepeljenek rajta. Ekkor a NAV XML ugyan e-számlaként funkcionál, azonban nincs validáció és szállító oldali archiválás, hiszen a hatóság informatikailag nem kapott értesítést arról, hogy ez egy számla. Viszont legalább a számla kibocsátója és befogadója is tud arról, hogy a számla ily módon érkezik.

Bár az első esetben nem kötelező, de belátható, hogy elkerülhetetlen a vevők bevonása a NAV XML számlaként való használatának előkészítésébe. Ha ők is fantáziát látnak a használatában, alkalmassá kell tenni a rendszerekeit a NAV XML letöltésére és feldolgozására. Ugyanakkor természetesen vissza is utasíthatják ezek befogadását.

Ha pedig ez lehetséges, akkor még azoknak is is fel kell készülniük arra, hogy más módon is kiállítsák számláikat, akiknek néhány ügyfelük befogadja az XML-ket. Fordítva is igaz ez: még azoknak a befogadóknak is lesznek papír, PDF számláik is, akik elvben hajlandóak XML-t is fogadni.

Látható az is, hogy a számlák archiválását csak korlátozottan vállalja a NAV: csak a kibocsátó részére és csak az informatikai jelzések beállítása után. Vagyis gondoskodni kell az XML számlák iktatásáról, befogadásukkal kapcsolatos visszajelzésről, könyvelőhöz való eljuttatásáról, archiválásáról hash kódjukkal együtt legalább a befogadói oldalon.

FIZESSEN ELŐ 2024-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!
Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Velünk 2024-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2024 ● Cafetéria szabályzat 2024 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Egyes Kulcs-Soft programok előfizetőknek ingyenesen ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/