A pénzkezelési szabályzat

ART 2007-07-10

Nyomtatás

Forrás: Önadózó

"Az alábbiakban bemutatunk egy ajánlott pénzkezelési szabályzatot, természeteses minden egyes cég más és más tevékenységi körrel rendelkezik, más szabályok vonatkoznak rájuk. Egységesen a törvény nem írja elõ a szabályzat tartalmát" - olvashatjuk az APEH Közép-magyarországi Regionális Igazgatósága honlapján. Nézzük a részleteket!

A jelenleg hatályos számviteli törvény szerint a beszámoló elkészítésekor és a könyvvezetés során a jelenleg hatályos számviteli alapelveket kell figyelembe venni.

Az alapelvektõl csak a törvényben szabályozott módon lehet eltérni.

A törvényben rögzített alapelvek, értékelési elõírások alapján ki kell alakítani, és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelõ számviteli politikát.

A számviteli politika keretében írásban rögzíteni kell azokat a gazdálkodóra jellemzõ szabályokat, elõírásokat, módszereket, amelyekkel meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, jelentõsnek, nem lényegesnek, nem jelentõsnek.

A vállalkozásnak azt is meg kell határoznia, hogy a törvényben biztosított választási, minõsítési lehetõségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmaz, az alkalmazott gyakorlatot milyen okok miatt kell megváltoztatni.

A számviteli politika keretében el kell készíteni:

a) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát;

b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát;

c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belsõ szabályzatot;

d) a pénzkezelési szabályzatot.

Az újonnan alakuló gazdálkodó a számviteli politikát, az elkészítendõ szabályzatokat a megalakulás idõpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Törvénymódosítás esetén a változásokat annak hatálybalépését követõ 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztülvezetni.

A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelõs.

A valódiság elve kimondja, hogy a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplõ tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Értékelésük meg kell, hogy feleljen az e törvényben elõírt értékelési elveknek és az azokhoz kapcsolódó értékelési eljárásoknak.

Az egyes pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2006. évi CXXXI. törvény módosította a számvitelrõl szóló 2000.évi C. törvény 14. paragrafusát, amely egy új (8) bekezdéssel bõvült, és elõírta, hogy a pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történõ) lebonyolításának rendjérõl, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeirõl, felelõsségi szabályairól. Rendelkezni kell továbbá a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintõ pénzmozgások jogcímeirõl és eljárási rendjérõl, a napi készpénz záró állomány maximális mértékérõl, a készpénzállomány ellenõrzésekor követendõ eljárásról, az ellenõrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeirõl, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjérõl, és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

A pénzkezelési szabályzatot a számviteli politika keretében minden, a számviteli törvény hatálya alá tartozó gazdálkodónak már a korábbi törvényi rendelkezések alapján is el kellett készítenie, de csak a 2006 õszi törvénymódosítás fejti ki részletesen, hogy pontosan mely kérdéseket is kell a szabályzatban a gazdálkodónak saját magára nézve kötelezõen elõírnia. A pénzkezelési szabályzat készítését elõíró rendelkezések – kivételes szabály hiányában – éppúgy vonatkoznak a több ezer fõt foglalkoztató részvénytársaságokra, mint például a családi vállalkozásokra. A részletezõ rendelkezések 2007 január 1-jén léptek hatályba, az ettõl számított 90 nap állt a gazdálkodók rendelkezésére, hogy a módosított szabályzatot elkészítsék. A szabályzat elkészítésének vagy módosításának elmulasztását az adóhatóság bírsággal szankcionálhatja.
Az adózás rendjérõl szóló törvény módosítása értelmében az adózó a számviteli törvényben meghatározott készpénzkezelési szabályzatra vonatkozó rendelkezések megsértése esetén 500 ezer forintig terjedõ mulasztási bírsággal sújtható. A mulasztási bírság megállapításával egyidejûleg az adóhatóság az adózót – határidõ tûzésével – teljesítésre hívja fel. Ha a teljesítésre kötelezõ, elõzõ határozatban elõírt határidõt az adózó elmulasztotta, az adóhatóság a korábban kiszabott bírság kétszeresét szabja ki újabb határidõ tûzésével egyidejûleg. Az ismételt mulasztás esetén a hatóság nem is mérlegelheti a bírság kiszabandó összegét, szemben az elsõ alkalommal, amikor még jogosult figyelembe venni a mulasztás súlyát.
Az adóeljárási törvény ezen módosítása 2007.február 15-én lépett hatályba. Ez azt jelenti, hogy a számviteli törvény korábbi rendelkezései ellenére el nem készített pénzkezelési szabályzat miatt is jogosult az adóhatóság ezen idõponttól kezdve bírságolni. A szabályzat kötelezõ tartalmi elemeinek hiánya miatt azonban csak az azokat elõíró módosítás hatálybalépését követõ 90 nap eltelte, tehát április 1-je után van lehetõsége.

Az alábbiakban bemutatunk egy ajánlott pénzkezelési szabályzatot, természeteses minden egyes cég más és más tevékenységi körrel rendelkezik, más szabályok vonatkoznak rájuk. Egységesen a törvény nem írja elõ a szabályzat tartalmát.

A pénzkezelési szabályzat ajánlott tartalma:

A Fõlapon az alábbiakat ajánlott szerepeltetni:

- a cég megnevezése, a szabályzat érvényességének kezdete
- ki helyezte hatályba a társaság nevében, és az ügyvezetõ igazgató aláírása

1. A szabályzat célja

A szabályzat célja a jelenleg hatályban lévõ számvitelrõl szóló 2000 évi C törvényben foglaltak betartása, illetve a magántulajdon, ezen belül is a Társaság vagyonának a védelme.

2. A Társaság sajátosságai

A Társaság tulajdonosa, illetve ügyvezetése nem egyezik meg. Az ügyvezetõi feladatokat nem a tulajdonos, vagy a tulajdonosok közül egy személy személyesen gyakorolja.

A pénzkezeléssel, és általánosságban a pénzügyi dolgokkal foglalkozó személy nem a tulajdonosok közül került ki.

A Társaságban folyó tevékenység összességéért az ügyvezetõ a felelõs, aki a felelõsség egy részét a pénzkezelést ténylegesen végzõ személyre átháríthatja.

A Társaság könyveit vállalkozási szerzõdés alapján külsõ könyvelõ vezeti.

3. A Társaság legfõbb pénzügyi feladatai

A társaság pénzügyi tervének elkészítése, a teljesítés figyelemmel kísérése, értékelése.

Gondoskodás a társaság fizetõképességének, likviditásának megtartásáról.

A társaság pénzügyi helyzetét áttekintõ nyilvántartások kialakítása, folyamatos vezetése.

Kapcsolattartás bankokkal, pénzintézetekkel, a szolgáltatások figyelemmel kísérése.

Hitelkérelmek elõkészítése, a hitelezéssel kapcsolatos feladatok elvégzése.

A vissza nem térítendõ állami pályázatok folyamatos figyelemmel kísérése.

A cég pénzforgalmának lebonyolítása (belföldre és külföldre).

Pénzszállítások intézése.

Költségvetési kötelezettségek teljesítése.

Az üzleti forgalomhoz és a külföldi utazásokhoz szükséges külföldi fizetõeszközök biztosítása.

Kimenõ számlákkal, beérkezõ számlákkal kapcsolatos feladatok intézése.

Ezen belül:

Kimenõ számlák kiállítása, vevõk felé postázása.

Fizetések esedékességének figyelése, intézkedés a behajtásra.

Vevõi késedelmi kamatok számítása, behajtása.

Szállítói késedelmi kamat követelések nyilvántartása, kiegyenlítése.

Fizetési viták rendezése.

Vevõ számlák befolyásának figyelése, kintlévõségek behajtásának kezdeményezése, koordinálása.

Vámmal és szállítmányozással kapcsolatos pénzügyi feladatok elvégzése.

A társaság biztosítási ügyeinek intézése. A biztosítások kezelése, biztosítási díjak fizetése, esetleges kártérítések behajtása.

Bankposta feladatok elvégzése.

A készpénz kezelése (forint és valuta).

A Társaság pénzügyi feladatait az ügyvezetõ által kijelölt személy végzi. A pénzügyi feladatok elvégzéséért az ügyvezetõ felelõs, a munkajogi keretek között a feladatokat végzõ személyt is felelõsség teheti a feladatok végzésével kapcsolatban, ez azonban õt nem mentesíti a saját vezetõi felelõssége alól.

4. A pénzkezelés legfõbb pénzügyi feladatai

Forintos házipénztár mûködtetése.

Valutás házipénztár mûködtetése.

Elszámolási elõlegek fizetése, nyilvántartása, elszámolása.

A pénztár forgalmához szükséges készpénz idõbeni biztosítása.

Pénztári számfejtés, a bevételek, kiadások bizonylatolása.

Idõszaki (legalább havi) pénztárzárások elvégzése.

Esetlegesen elõforduló bérkifizetések.

5. A bankszámlán történõ pénzforgalommal kapcsolatos feladatok

A társaság pénzeszközeit köteles - készpénzben történõ fizetések kivételével - a bankoknál vezetett bankszámlán tartani, pénzforgalmát lebonyolítani, s ennek érdekében bankszámlaszerzõdést kötni. A bankszámláról egyenlíti ki tartozásait, ill. ezekre folynak be követelései.

Bankszámláról való rendelkezése a cégjegyzékbe bejegyzett, illetõleg bejegyzésre bejelentett teljes vagy rövidített név szerinti használata, valamint - ha jogszabály eltérõen nem rendelkezik, vagy a bankszámlaszerzõdésben a felek másképp nem állapodtak meg - képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges.

A Társaság több pénzintézettel is köthet bankszámlaszerzõdést. Új bankszámla nyitásáról a könyvelést végzõ személyt és az illetékes adóhatóságot haladéktalanul tájékoztatni kell.

A számvitelrõl szóló törvény 165 § (3) bekezdésének megfelelõen a pénzügyeket vezetõ személy a pénzmozgással járó gazdasági eseményeket – így a banki mûveleteket – a Társaság analitikus nyilvántartásaiban rögzíteni. Ennek módja, hogy a banki mûveletekrõl érkezõ kivonatot aláírásával igazolja. Mivel a kivonatok belsõ tartalma és szerkezete biztosítja a folyamatos áttekinthetõségét, ez megfelel a gazdasági esemény rögzítésével kapcsolatos törvényi és tulajdonosi elvárásoknak.

6. Pénzintézeti fizetési módok

Ha jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját kötelezõen nem írja elõ, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg.

Pénzintézeti elszámolások fizetési módjai a következõk:

· átutalás

· beszedési megbízás (inkasszó) (határidõs és azonnali)

· okmányos meghitelezés (akkreditív)

· csekk

· bankkártya

Ha a számlatulajdonosok a bankszámlák közötti fizetés módjában nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni.

Ha a bankszámlán levõ pénzügyi fedezet valamennyi esedékes rendelkezés teljesítését nem teszi lehetõvé, a pénzintézet - a szokásos banki gyakorlatnak megfelelõen - az érkezés sorrendjét veszi figyelembe a megbízások teljesítésénél, ha a számlatulajdonos másként nem rendelkezik.

Ha a pénzintézet a számlatulajdonossal másként nem állapodik meg, a pénzügyi fedezet hiánya miatt nem teljesíthetõ megbízásokat - 90 nap elteltével - a benyújtó részére visszaküldi, vagy az ügyfél értesítése mellett a nyilvántartásából törli.

A bankszámlát terhelõ rendelkezések teljesítése szempontjából érkezésen a megbízásnak a terhelendõ bankszámlát vezetõ pénzintézethez érkezését kell érteni.

A számlatulajdonosnak a pénzforgalmi megbízást - ha a pénzintézettel eltérõen nem állapodott meg - az erre a célra rendszeresített formanyomtatványokon kell megadnia. Az átutalás – megállapodás alapján történhet elektronikus úton is.

7. Pénzforgalmi szabályok csõdeljárás, felszámolási eljárás esetén

Csõdeljárás esetén a fizetési haladékot tartalmazó végzés közzétételének napjától a fizetési haladék lejártáig a pénzintézet a csõdeljárás alatt álló számlatulajdonos bankszámlájáról bankszámlák közötti elszámolást csak átutalással teljesíthet. A fizetési haladék tartama alatt is köteles azonban a pénzintézet befogadni, illetve teljesíteni a követelések érvényesítése érdekében végrehajtható bírósági és közigazgatási határozat alapján benyújtott azonnali beszedési megbízást.

Felszámolási eljárás esetén a bankszámla elnevezését “fa.” Kiegészítéssel kell megjelölni.

A bankszámla felett az igazolt felszámolók által bejelentett aláírók “felszámolás alatt” toldattal ellátott megjelöléssel rendelkeznek.

Ha a társaság csõdeljárás, illetõleg felszámolási eljárás alá kerül, az eljárás közzététele után 5 munkanapon belül köteles a választása szerinti második és további pénzforgalmi bankszámlájára vonatkozó bankszámlaszerzõdést felmondani, az azokon lévõ egyenlegeket egyidejûleg az általa választott pénzforgalmi bankszámlára átutalni.

8. Készpénzfizetés és készpénzfelvétel
A készpénzfizetés teljesíthetõ:

· készpénz átadásával,

· az összegnek a jogosult bankszámlájára teljesített készpénz-befizetéssel,

· az összegnek belföldi postautalvánnyal vagy pénzátutalási megbízással a jogosult részére való továbbításával,

· az összegnek a jogosult részére kifizetési utalvánnyal történõ kiutalásával (amelynek továbbítása távirati úton is történhet),

· az összegnek készpénzfelvételi utalvány útján történõ kifizetésével,

· pénzforgalmi betétkönyv felhasználásával,

· postai küldemény utánvételezésével.

Készpénzfelvétel a bankszámláról:

A számlatulajdonos a bankszámlája terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal, illetve az annak adatait tartalmazó levél alapján készpénzt vehet fel a számlavezetõ pénzintézet, illetve - külön megállapodás alapján - más pénzintézet pénztáránál.

9. A házipénztár mûködési szabályzata

A pénzkezelés rendjéért a cég vezetõje felel. A felelõsség kiterjed a házipénztár jogszabályi elõírásoknak megfelelõ mûködésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenõrzésére.

A pénzkezeléssel foglalkozó dolgozókkal ismertetni kell a szabályzatot, tudomásukra kell hozni, hogy a rendelkezések megszegéséért felelõsséggel tartoznak.

A készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja.

10. A házipénztár pénzkezelés általános szabályai

A pénzkezeléssel megbízott személy a házipénztárban köteles kezelni a bankból készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket.

A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelõsek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelõssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, ill. bankban, vagy a jogosult címzettnek át nem adják.

Az ügyvezetés feladata a cég területén, helyiségeiben lévõ pénz megóvása érdekében mindent megtenni, a biztonságos õrzést, kezelést megszervezni az esetlegesen fellépõ akadályokat mielõbb elhárítani.

A pénztárban lévõ készpénz megõrzésérõl páncélszekrényben (vagy más biztonságos módon) való tárolással kell gondoskodni.

A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak az ügyvezetõ külön engedélyével szabad tartani. Idegen pénzt vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.

A mûködéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegõrzés és tárolás elõírt követelményinek betartására biztonságos tárolási lehetõséget kell biztosítani.

A házipénztár biztonságának megtartása és az esetleg keletkezett károk megtérülése érdekében a biztosító társaság - amellyel a társaság biztosítást kötött - vagyonbiztosításának elõírásait be kell tartani.

A pénzkezeléssel megbízott személy köteles az ügyvezetõt tájékoztatni a pénztárban tartott nagyobb pénzösszegek elõfordulásáról. Nagyobb pénzeszköznek számít az átlagos pénzkészlet kétszeresét meghaladó összeg.

A pénzkezeléssel megbízott személy csak valódi és forgalomban lévõ pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetõtõl, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet.

Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyrõl nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg.

Ha a pénzkezeléssel megbízott személy a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, ill. érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetõt jegyzõkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitõl és mikor kapta a hamisítványt. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételérõl készült jegyzõkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményérõl a társaságot és a befizetõt tájékoztatja.

11. A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok

Az ügyvezetõ – amennyiben a cég nagysága és szervezeti felépítése, illetve létszáma azt lehetõvé teszi a pénztárosi munkával összefüggõ teendõk ellátására arra alkalmas személyt, vagy személyeket (pénztárost, pénztáros helyettest és pénztár ellenõrt) bíz meg. A pénzkezelést végzõ személy akadályoztatása esetén a pénzkelést átadási-átvételi jegyzõkönyv alapján az ügyvezetõre, vagy az ügyvezetõ által kijelölt személyre ruházza át.

Nem lehet a pénzkezeléssel olyan dolgozót megbízni, akiknek munkaköre a pénztárosi teendõkkel összeférhetetlen.

A pénztárat e feladatokkal megbízott személy önállóan, teljes anyagi felelõsséggel kezeli. Ezt a tényt a pénzkezeléssel megbízott személy munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni.

A pénzkezeléssel megbízott személy feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megõrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése.

Két vagy több személy egy idõben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

A pénztári nyilvántartásokat, illetve a pénz meglétét az ügyvezetõ bármikor ellenõrizheti. A fentieken túlmenõen az ügyvezetõ kinevezhet további személyt, aki jogosult a pénztári ellenõrzés elvégzésére. Az ellenõrzés lehet rendszeres, esetenkénti, szúrópróbaszerû. Az ellenõrzés feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenõrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenõrzése, vagyis a rovancs.

A bizonylatok alaki és tartalmi ellenõrzését a pénzkezeléssel megbízott személy mindig a kifizetés elõtt köteles elvégezni. A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenõrzése utólagosan történik. A pénztári ellenõr köteles az ellenõrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni.

A pénzkezeléssel megbízott személy, illetve az ellenõr csak büntetlen elõéletû személy lehet.

A pénztárból kifizetéseket csak elõzetes utalványozás után teljesíthetõ. Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik.

Az utalványozási jog körét, módját és gyakorlására jogosult dolgozók személyét az ügyvezetõ egy külön utasításban hagyja jóvá, amely a számviteli politika, illetve jelen pénzelési szabályzat melléklete. Amennyiben ilyen utasítás nem kerül kiadásra, akkor az utalványozás is az ügyvezetõ közvetlen feladata.

Az utalványozást az utalványozó az eredeti bizonylatokon az erre, külön rendszeresített nyomtatványon vagy a pénztár ki- és bevételi bizonylatokon aláírásával jelzi.

Az ügyvezetõ korlátozás nélkül önállóan utalványoz.

A napi készpénz záró állomány maximális mértékét az ügyvezetõ igazgató határozza meg a jelen pénzkezelési szabályzat mellékletében.

Az utalványozók felelõsek:

· az utalványozás indokoltságáért,

· az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért,

· az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért.

12. Pénztári nyilvántartás vezetése

A pénzkezeléssel megbízott személynek minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartásba kell feljegyeznie.

A pénztári nyilvántartás alapbizonylatai bevételezés esetén:

· Banki készpénzfelvételt igazoló átvételi elismervény,

· Egyéb pénzátvételi elismervény,

· Vevõszámla készpénzes kiegyenlítése esetén az arról a vevõnek adott nyugta második példánya.

· Egyéb bizonylat.

A pénztári nyilvántartás alapbizonylatai a kiadások esetén:

· Készpénzfizetési számlák,

· Készpénzkiadást igazoló egyéb bizonylatok pl.: kapott nyugták,

· Bankszámlára történõ befizetés esetén a banki igazolás,

· Egyé bizonylat.

Azon gazdasági eseményekrõl, amelyekhez nincs külsõ személy által kiállított bizonylat, a pénzkezelõnek kell saját szigorú számadás alá vont bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot kiállítania.

A pénztári bevételeket és kiadásokat a számviteli törvény elõírásainak megfelelõen a pénzkezelõ a felmerülésük sorrendjében és a felmerüléssel megegyezõ napon a pénztári nyilvántartásba köteles feljegyezni. A pénztári nyilvántartás szigorú számadás alá vont bizonylat, amely formáját tekintve lehet:

· Elõre nyomtatott idõszaki pénztárjelentés,

· Számítógéppel vezetett táblázat,

· Egyéb kézzel készített nyomtatvány.

A pénztári nyilvántartás egyben megfelel az idézett törvény 165 § (3) bekezdésében foglaltak szerinti könyvelési analitikának is. Ez, illetve az egyedi bevételi és kiadási bizonylatok képezik a fõkönyvi könyvelés alapját. A folyamatosan rögzített analitika után a fõkönyvi könyvelésre havonta, a tárgy hót követõ 15 napon belül kerül sor.

Havonta a pénztári nyilvántartást le kell zárni. A pénztár zárlat nyomtatott vagy másolt formáját a pénzkezelõnek alá kell írnia.

Az analitikus és fõkönyvi könyvelés során keletkezõ esetleges eltérések egyeztetése a könyvelõ és a pénzkezelõ közös feladata.

A bevételi és a kiadási pénztárbizonylat tartalma

A pénztári befizetések és kifizetések csak bizonylatok alapján számolhatók el. A pénztárbizonylatokat alapbizonylat (beérkezõ számla, készpénzjegyzék, bérjegyzék, útiköltség elszámolás, szerzõdés, határozat stb.) alapján lehet kiállítani.

A pénztárba készpénzt csak a pénzkezelési szabályzatban meghatározott, szabályszerûen kiállított bevételi pénztárbizonylat alapján vételezhetnek be.

A bizonylattömbök szigorú számadás alá vont nyomtatványok, amelyekrõl olyan nyilvántartást kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen, hogy kinél, milyen sorszámú bizonylattömbök vannak használatban, és azokkal mikor számoltak el.

A bevételi pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani.

Az eredeti példányt a pénztárjelentéshez vagy a számlához kell csatolni, a második példányt elismervényként a befizetõnek át kell adni, a harmadik példányt a tömbben kell hagyni.

A bevételi pénztárbizonylatnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

a bevétel kelte,
a sorszámot és bizonylatszámot,
a befizetett összeget számmal és betûvel,
a befizetés jogcímét,
a befizetõ nevét,
a számfejtõ aláírását, ha van a cégnél ilyen státusz
az összeg átvételét igazoló pénztárosi aláírást,
a pénztár közelebbi megjelölését, telephelyét (ha több pénztár létezik)

A pénztári kiadási bizonylatot két példányban kell kiállítani. Az eredeti példányt a pénztárjelentéshez vagy a számlához kell csatolni, míg a másolati példány a tömbben marad.

A kiadási pénztárbizonylatnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

a kifizetés kelte,
a sorszámot és bizonylatszámot,
a kedvezményezett nevét,
meghatalmazott részére történõ kifizetés esetén a meghatalmazott neve,
a kifizetendõ összeget számmal és betûvel,
a kifizetés jogcímének rövid megjelölését,
a kiállító aláírását,
az utalványozó aláírását,
a felvevõ aláírását és személyi azonosító adatát,
a pénztár közelebbi megjelölését.

A házipénztárt hetente vagy kisebb forgalom esetén havonta le kell zárni, mivel csak így lehet eleget tenni a számviteli törvény elõírásainak.

A pénztári zárlatot, pénztárkönyvet le kell zárni, és a könyv szerinti záró készpénzkészletet meg kell állapítani. Amennyiben a gazdálkodó szervnek több pénztára van, értelemszerûen minden pénztárba meghatározott idõközönként pénztári zárlatot kell készíteni.

13. Munkabér kifizetés

A pénzkezelõ csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a dolgozó részére.

Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van és munkabérének felvételére meghatalmazást nem adott, vagy elõzetesen munkabérét nem vette fel, a vele történt megállapodás alapján, a részére járó összeget el kell küldeni lakáscímére. A postai feladóvevényt a fizetési jegyzékhez kell csatolni.

A bérfizetési jegyzékben, a pénz átvételének elismerésére szolgáló helyen fel kell tüntetni, ha a munkabért postán (postautalványon) küldték el.

A bérfizetésnél a pénztári kifizetés alapdokumentuma a dolgozó által saját kezûleg aláírt – egyedi vagy listás - bérjegyzék.

14. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

Pénzt elszámolásra az alábbi célokra lehet kiadni:

· anyagvásárlásra,

· szolgáltatás igénybevételére,

· vám, illeték kifizetésére,

· egyéb, nem átutalással történõ kötelezettségek teljesítése.

Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket.

Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az ügyvezetõ által aláírt bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve.

Az elszámolásra kiadott összegekrõl a pénzkezelõ és a könyvelés nyilvántartást vezet.

A készpénz-fizetéses vásárlási igényeket elõre jelezni kell a Társaság készpénzellátásának biztosítása miatt.

Ha az elszámolásra kötelezett a kitûzött véghatáridõig nem számol el, a pénzkezelõ köteles az általa szükségesnek ítélt lépéseket megtenni.

15. Vevõi számlák kezelése

A társaság köteles az általa teljesített termékértékesítésrõl és szolgáltatás nyújtásról

· számlát,

· egyszerûsített számlát (készpénzzel vagy készpénz-helyettesítõ eszközzel történõ fizetés esetén kérésre),

· számlát helyettesítõ okmányt (ha az ellenérték nem pénzben kifejezett) kibocsátani.

bizonylatokra vonatkozó rendelkezéseket, valamint az általános forgalmi adóról szóló törvény tartalmi és alaki elõírásait kell alkalmazni, ezek szigorú számadás alá vont bizonylatok.

A számlákon szerepeltetni kell továbbá, hogy hány példányban készült, minden példány sorszámát, illetve gépi számla esetén a használt program azonosítóját.

Vevõi számlákat a szükséges példányban az ügyvezetõ vagy az erre kijelölt személy készíti el.

A számlákat az ügyvezetõ, vagy az arra kijelölt személy köteles aláírásával hitelesíteni. Az ügyvezetõ külön utasításban adja ki, hogy ki jogosult a számlát aláírni. Ezen utasítást a vevõk részére, kérésre nyilvánosságra kell hozni. Ez az utasítás e szabályzat, illetve a számviteli politika melléklete.

Ha a számla, egyszerûsített számla és számlát helyettesítõ okmány kibocsátását követõen a Társaság

· az áthárított adó összegét, illetve az annak meghatározásához szükséges tételeket módosítja, vagy

· az adót utólag kívánja felszámítani és áthárítani,

errõl helyesbítõ számlát, egyszerûsített számlát és számlát helyettesítõ okmányt köteles kibocsátani.

A helyesbítõ számlának, egyszerûsített számlának és számlát helyettesítõ okmánynak tartalmaznia kell:

· a helyesbítés tényére utaló jelzést,

· az eredeti számla, egyszerûsített számla és számlát helyettesítõ okmány azonosításához szükséges adatokat,

· a módosításnak megfelelõ új tételeket.

16. Szállítói számlák kezelése

A szállítói számlák - a készpénzes fizetések kivételével - postán érkeznek a Társasághoz. A számlák a szállítóktól személyesen is átvehetõk.

A szállítói számlákat az ügyvezetõ saját kézjegyével látja el, ezzel eleget tesz az utalványozás feladatának. Az aláírás a bizonylat jobb felsõ sarkán történik.(Ez az aláírás késõbbi egyszerûbb fellelhetõsége miatt kerül meghatározásra.)

A számlákkal kapcsolatos feladatok elvégzéséért a 2 pontban foglaltaknak és a tulajdonosi érdeknek, elvárható gondosságnak és a szakmai hozzáértésnek megfelelõen az ügyvezetõ felel.

A számlákat munkafázisonként vagy más rendszerezett módon elkülönítve kell tárolni, majd a hónap végét követõen hiánytalanul át kell adni a könyvelést végzõ személynek, illetve szervezetnek.

Forrás: www.apeh.hu

APEH Közép-magyarországi Regionális Igazgatósága
2007.06.08.

Vissza az előző oldalra