Az elektronikus számlázás jogi alapjai

ART 2011-01-10

Nyomtatás

Forrás: Önadózó

Elektronikus számlák kibocsátására 2004. májusa, vagyis az Európai Unióhoz történt csatlakozásunk óta lehetõség van. Az elmúlt 6 évben sem sikerült ugyanakkor az áttörés, sok vállalkozás még most sincs tisztában a lehetõségekkel. Jelen cikk célja, hogy a legfontosabb rendelkezéseket ismertesse az elektronikus számlázással összefüggésben, illetve tisztázzon olyan kérdéseket, melyek több adózónál felmerültek az elmúlt hónapokban, években a témakörrel kapcsolatban. Az Önadózó újság 2010/12. számában megjelent írást ismertetjük.

___________________________________________

Kérjen ingyenes Önadózó bemutató számot!

Az Önadózó újság egy korábbi számának megküldésével Ön betekintést nyerhet abba a mûhelymunkába, amellyel havonta többezer vállalkozás, intézmény és tanácsadó részére nyújtunk szakmai információkat, megoldásokat adókötelezettségeik szakszerû teljesítéséhez. Önadózó - az adózók lapja. Adó - Tb - Számvitel a gyakorlatban, havonta 64 oldalon. A megadott postacimre megküldjük, jelezze e-mailben: info@onadozo.hu

___________________________________________

Az elektronikus számlázás jogi alapjai

Az elektronikus úton kibocsátott számlákról általában

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfatv.) 174. § (1) bekezdése alapján számla [ide értve az Áfatv. 176. § (1) bekezdése alapján egyszerûsített adattartalommal rendelkezõ számlát is] elektronikus úton is kibocsátható.

Az Áfatv. 259. § 5. pontja szerint elektronikus úton kibocsátott számlának minõsül a termék beszerzõje, szolgáltatás igénybevevõje részére az adatok vagy - digitális tömörítés felhasználásával - adatállományok elektronikus úton történõ továbbítása, személyes rendelkezésre bocsátása telefonvezetékes, rádiós, optikai vagy egyéb elektromágneses rendszeren keresztül, elektronikus adatfeldolgozás céljára.

Az elektronikus számlázás számlakibocsátónál történõ bevezetése nincs hatósági engedélyhez kötve, az adózó maga választja meg (akár számlánként) az általa alkalmazott számlázási módot, vagyis hogy papíralapon vagy elektronikus úton bocsát-e ki számlát.

Az elektronikus úton kibocsátott számlával kapcsolatos alapelvek

Az Áfatv. 175. § (1) bekezdése alapján számlát elektronikus úton kibocsátani, illetõleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára az Áfatv.-ben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha
a) a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége, valamint
b) eredetiségének hitelessége
biztosított.

Az elektronikus számla és annak adattartalmának sértetlensége azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezethetnek.

Az elektronikus számla eredetének hitelessége azt jelenti, hogy a technikai eszközök segítségével egyértelmûen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát az az adóalany bocsátotta ki, aki/amely számlakibocsátásra kötelezett (az adóalany saját maga, vagy az Áfatv. 160-161. § szerinti szabályok alapján a meghatalmazott).

Mivel a jogi szabályozás technológiasemleges, így az alkalmazott megoldásoknak ezeknek az alapelveknek kell megfelelniük, egy adóhatósági ellenõrzés során ezt az adóhatóság kiemelten vizsgálja.

Az elektronikus úton kibocsátott számla fajtái

Az elõzõ pontban részletezett követelményeknek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát kétféle módon lehet kibocsátani:
a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minõsített szolgáltató által kibocsátott idõbélyegzõvel kell ellátni; vagy
b) az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.

Amennyiben a számlakibocsátásra kötelezett úgy dönt, hogy elektronikus aláírás és idõbélyegzõ használatával bocsátja ki elektronikus úton a számlát, úgy errõl elõzetesen nem kell írásbeli szerzõdést kötnie a termék beszerzõjével, szolgáltatás igénybevevõjével.

Az EDI rendszer alkalmazásának feltétele, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzõje, szolgáltatás igénybevevõje elõzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról [Áfatv. 175. § (3) bekezdés]. E megállapodási kötelezettségüknek az adóalanyok az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekrõl szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet (Eszr.) mellékletében szereplõ szerzõdés megkötésével is eleget tehetnek.

EDI rendszer alkalmazása esetében a számlakibocsátásra kötelezett köteles gondoskodni arról is, hogy havi rendszerességgel az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítõ összesítõ jelentés készüljön, és azt a termék beszerzõje, szolgáltatás igénybevevõje megkapja [Áfatv. 175. § (4) bekezdés].

Nem minõsül elektronikus számlának a számla, egyszerûsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (Számla r.) 1/F. § (2) bekezdése alapján a számítástechnikai eszköz útján elõállított és papírra nyomtatott számlának a kibocsátónál maradó, elektronikus úton megõrzött adatállománya [Számla r. 1/F. § (3) bekezdés].

Az elektronikus úton kibocsátott számla adattartalma

Az elektronikus úton kibocsátott számlának ugyanazon adattartalommal kell rendelkeznie, mint a papíron kibocsátottnak.

Az Áfatv. 169. §-a alapján a számla kötelezõ adattartalma a következõ:
a) a számla kibocsátásának kelte;
b) a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;
c) a termék értékesítõjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette;
d) a termék beszerzõjének, szolgáltatás igénybevevõjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt az adómentes Közösségen belüli termékértékesítést részére teljesítették;
e) a termék értékesítõjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzõjének, szolgáltatás igénybevevõjének neve és címe;
f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége, illetõleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhetõ;
g) a 163. § (1) bekezdésének a) és b) pontjában említett idõpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétõl;
h) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetõleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhetõ, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
i) az alkalmazott adó mértéke;
j) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;
k) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzõje, szolgáltatás igénybevevõje kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmû utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása
ka) mentes az adó alól, vagy
kb) után a termék beszerzõje, szolgáltatás igénybevevõje az adófizetésre kötelezett;
l) új közlekedési eszköz adómentes Közösségen belüli értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, az Áfatv. 259. § 25. pontjában meghatározott adatok;
m) utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmû utalás arra, hogy az Áfatv. XV. fejezetben meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
n) használt ingóság, mûalkotás, gyûjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmû utalás arra, hogy az Áfatv. XVI. fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
o) pénzügyi képviselõ alkalmazása esetében a pénzügyi képviselõ neve, címe és adószáma.

A számla egyszerûsített adattartalommal is kibocsátható az Áfatv. 176. § (1) bekezdésben lévõ feltételek teljesítése esetén, ekkor az Áfatv. 176. § (2) bekezdése szerinti adatokat kell feltüntetni.

Külföldi hitelesítés-szolgáltató

Az Eat. 5. § (1) bekezdése szerint külföldi székhelyû, illetve lakóhelyû hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványhoz az Eat.-ban meghatározott jogkövetkezmények fûzõdnek, ha
a) nemzetközi szerzõdés így rendelkezik, vagy
b) belföldi székhelyû (a továbbiakban: belföldi) hitelesítés-szolgáltató felelõsséget vállal a külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványokért, vagy
c) a hitelesítés-szolgáltató székhelye, illetve lakóhelye az Európai Unió valamely tagállamában van.

Mindezeken túlmenõen a külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványhoz akkor is az Eat.-ban meghatározott jogkövetkezmények fûzõdnek, ha
a) a külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványokért felelõsséget vállal egy olyan hitelesítés-szolgáltató, amely az Európai Unió tagállamában, az Európai Gazdasági Térségrõl szóló megállapodásban részes más államban, illetve olyan államban rendelkezik székhellyel, illetve lakóhellyel, amelynek állampolgára az Európai Közösség és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségrõl szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerzõdés alapján az Európai Gazdasági Térségrõl szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez, illetve
b) a külföldi hitelesítés-szolgáltató teljesíti az Európai Közösség vonatkozó irányelvében foglalt elõírásokat, és egy tagállamban létrehozott önkéntes akkreditációs rendszer keretében akkreditálták.

Vagyis – meghatározott feltételek megvalósulása esetén – a külföldi hitelesítés-szolgáltató is ugyanolyan jogosítványokkal rendelkezik Magyarországon, mint a belföldi. Errõl részletesebb tájékoztatást a Nemzeti Hírközlési Hatóság tud adni.

Számlakiállítás

Az elektronikus úton a számlákat két rendszerben lehet kibocsátani:
a) elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy
b) EDI rendszer alkalmazásával.

Az Eat. határozza meg az elektronikus iratok aláírásának rendjét. Ezen jogszabályban foglalt feltételeknek megfelelõen legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minõsített szolgáltató által kibocsátott idõbélyegzõvel ellátott elektronikus dokumentum kezelhetõ számlaként. Természetesen nincs annak akadálya, hogy a számla kibocsátásakor a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnál szigorúbb követelményekkel rendelkezõ minõsített elektronikus aláírás kerüljön alkalmazásra. Az elektronikus aláírással kapcsolatban szolgáltatást nyújtók névsorát a Nemzeti Hírközlési Hatóság honlapján lehet megtekinteni (http://www.nhh.hu) az „Elektronikus aláírás” menüponton belül az „Elektronikus aláírással kapcsolatos nyilvántartások” alpontban.

Az EDI rendszerben kibocsátott számlák a felek között történt elõzetes megállapodás alapján zárt technikai rendszeren jutnak el a számlakibocsátótól a számla befogadójáig. Az EDI rendszerben való számlázás további követelményei, hogy a felek elõzetesen írásban megállapodjanak az EDI alkalmazásában és erre vonatkozóan szerzõdéssel rendelkezzenek, valamint további követelmény, hogy az EDI rendszeren kibocsátott számlákhoz kapcsolódóan papíralapú összesítõ jelentést kell készítenie a számlakibocsátásra kötelezettnek.

EDI számla esetén elõfordulhat, hogy a partnerek számítástechnikai rendszereiben eltérõ formátumokat alkalmaznak, ezért konverzióra van szükség. Jogszabály önmagában nem tiltja a konverziót, amennyiben a konverziót követõen az elektronikus számla továbbra is megfelel a jogszabályi követelményeknek. Technikai részletkérdésnek tekinthetõ továbbá, hogy a konverziót ki végzi el, az EDI szolgáltató, vagy a befogadó fél. Természetesen egyik esetben sem csorbulhatnak az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó alapelvek.

A kiegészítõ összesítõ jelentés

Az Eszr. 2. § (1) bekezdése alapján EDI alkalmazása és használata esetében az Áfatv. 175. §-ának (4) bekezdésében elõírt kiegészítõ összesítõ jelentésnek legalább a következõ adatokat kell tartalmaznia:
a) az Áfatv. 169. § b) pontja alapján a tárgyhónapban kibocsátott számlák sorszámának felsorolása;
b) az Áfatv. 169. §-ának c), d) és e) pontjában meghatározott adatok, vagyis:
- a termék értékesítõjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette;
- a termék beszerzõjének, szolgáltatás igénybevevõjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt az adómentes Közösségen belüli termékértékesítést részére teljesítették;
- a termék értékesítõjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzõjének, szolgáltatás igénybevevõjének neve és címe;
c) a tárgyhónapban kibocsátott számlákban szereplõ ügyletek adóalapjai összesítetten az Áfatv. 169. §-ának i) pontja, illetve k) pont ka) alpontja szerinti csoportosításban, vagyis
- az alkalmazott adó mértéke szerint, továbbá;
- adómentesség szerint.
d) a tárgyhónapban kibocsátott számlákban szereplõ ügyletek áthárított adója összesen.

A kiegészítõ összesítõ jelentést legkésõbb a tárgyhónapot követõ hónap huszadik napjáig kell megküldeni a termék beszerzõjének, szolgáltatás igénybevevõjének.

Amennyiben a számlán található adatok külföldi pénznemben kifejezettek, az áthárított adót az Áfatv. 172. §-a alapján forintban (is) fel kell tüntetni. Ez a szabály igaz a kiegészítõ összesítõ jelentésre is, mivel a vonatkozó szabály visszautal a számlára, vagyis amennyiben a kiegészítõ összesítõ jelentésben az egyes adatok külföldi pénznemben kerültek feltüntetésre, ettõl függetlenül az áthárított adót forintban (is) szerepeltetni kell.

Az elektronikus úton kibocsátott számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságáról

A Számla r. 1/E. § (1) bekezdés a) pontja, valamint 1/G. §-a alapján az elektronikus úton kibocsátott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy a számla kibocsátására szolgáló számítástechnikai program (a továbbiakban: számlázó program) - a következõ eltérésekkel - kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást:
A számlázó program az adóalany nem magyarországi adószámán [Áfatv. 258. § (3) bekezdés b) és c) pont] történõ számlakibocsátásához a belfölditõl elkülönített sorszámtartományt határoz meg.

A sorszámozás folyamatossága nem sérül, ha
a) a csoportos adóalanyiságban [Áfatv. 8. §] részt vevõ tagok belsõ, egymás közötti kapcsolataiban a számlának nem minõsülõ egyéb számviteli bizonylat kibocsátása, illetõleg
b) a csoportos adóalanyiságban részt vevõ tagok külsõ, harmadik személlyel szembeni kapcsolataiban a számla kibocsátása
azonos sorszámtartományon belül történik.

A sorszámozás folyamatossága nem sérül akkor sem, ha a számla és az Áfatv. 165. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott számviteli bizonylat kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.

A számlázó programnak a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzítenie kell.

A számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely biztosítja a program mûködésének ellenõrizhetõségét. A dokumentáció tartalmazza a program mûködésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítõje által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi elõírásoknak. E dokumentációt a számla kibocsátásra kötelezettnek meg kell õriznie és adóhatósági ellenõrzéskor – kérésre – be kell mutatnia.

Sem az Áfatv., sem a Számla r. nem tartalmaz olyan rendelkezést, mely alapján egy adózó kizárólag egy megjelenési formában (papíralapon vagy elektronikusan) állíthat ki számlát valamennyi partnere részére. Ebbõl következõen az adózó párhuzamosan használhat két „rendszert”, vagyis lehetõsége van, hogy bizonyos partnereinek elektronikus számlát állítson ki, míg más partnereinek papíralapú számlát.

Mivel sem az Áfatv., sem a Számla r. nem tartalmaz korlátozó szabályt a sorszámtartomány, illetve az egy ügyleten belül kiállított számlák „vegyes használatára” vonatkozóan, ezért nincs jogszabályi akadálya annak, hogy a kiállított számláknál egy sorszámtartományon belül legyenek papíralapú és elektronikusan kibocsátott számlák. Ugyanakkor ez a megoldás akkor alkalmazható, ha ugyanazon számlázóprogram alkalmas papíralapú, valamint elektronikus számla elõállítására. Két különbözõ számlázóprogram használata esetén egy sorszámtartomány „vegyes” felhasználása nem értelmezhetõ.

A PKI rendszerû elektronikus úton kibocsátott számláknál nincs akadálya a „kötegelt aláírásnak”, vagyis annak, hogy több elektronikus számlát lássanak el egyszerre egy elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel, amennyiben az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó alapelvek nem sérülnek (jelen közlemény I/1. pont), illetve a számla adóigazgatási azonosításra alkalmas marad (jelen közlemény II/2. pont). Megkérdõjelezhetõ az alapelveknek történõ megfelelés pl. abban az esetben, ha a „kötegelt aláíráshoz” kapcsolódó idõbélyegzõben szereplõ idõpont és a számla kibocsátásának idõpontja eltér.

Az elektronikus számla vevõ felé történõ továbbítására nem tartalmaz rendelkezéseket a jogszabály, így arra bármilyen formában lehetõség van (akár e-mail útján). Az elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel ellátott elektronikus számlát további elektronikus aláírással nem kell ellátni az e-mailes továbbításnál.

Az elektronikus számlák megõrzése

Az Áfatv. 179. § (1) bekezdése alapján minden személy, szervezet, aki (amely) az Áfatv.-ben szabályozott jogot gyakorol, illetõleg akire (amelyre) az Áfatv. kötelezettséget állapít meg, köteles az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenõrizhetõségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott okirat másodlati példányát, valamint a birtokában levõ vagy egyéb módon rendelkezésére álló okirat eredeti példányát, vagy - ha azt e törvény nem zárja ki - eredeti példány hiányában annak hiteles másolatát legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megõrizni.

A megõrzés egész idõtartama alatt folyamatosan biztosítani kell
-   az okirat és az abban foglalt adattartalom sértetlenségét,
-   eredetiségének hitelességét és
-   olvashatóságát.

A jelenleg hatályos szabályok szerint az elektronikus számlát és az összesítõ dokumentumot a kiállítása szerinti eredeti formában kell megõrizni. Ez azt jelenti, hogy - fõ szabály szerint - az elektronikus úton kibocsátott számlákat nem lehet más formátumban (pl. kinyomtatva) megõrizni. Minden esetben a számla kibocsátáskori formátuma igazolja az adófizetéssel összefüggõ kötelezettségek és jogok meglétét.

Az elektronikus úton kibocsátott számla megõrzésére kötelezett adóalany kötelessége, hogy gondoskodjon az elõírásoknak megfelelõ megõrzésrõl, az ezek megsértésébõl eredõ következmények õt terhelik. Ez azonban nem azt jelenti, hogy a megõrzést az adóalanynak minden esetben saját magának kell ellátnia, hanem e feladattal mást is megbízhat, ezt szolgáltatásként mástól is igénybe veheti.

A Szt. 169. § (5) bekezdése szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály elõírásainak figyelembevételével - elektronikus formában kell megõrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli elõállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetõségét.

A Szt. 169. § (2) bekezdése a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatok megõrzési idejét legalább 8 évben határozza meg, amely megõrzési idõ az elektronikus formában kiállított számlákra is érvényes.

A részletes szabályokat a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet tartalmazza.

A rendelet meghatározza azokat az alapvetõ követelményeket, amelyeket teljesíteni kell az elektronikus úton kibocsátott számlák megõrzése során annak érdekében, hogy a számlák hitelessége, épsége és használhatósága megmaradjon a megõrzés teljes idõtartama alatt. Eszerint a megõrzésre kötelezett a megõrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megõrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetõségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megõrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az õrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetõsége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetõségét lehetõvé tevõ szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megõrzési kötelezettség idõtartama alatt megmaradjon.

A megõrzés során annak figyelembevételével kell eljárni, hogy az elektronikus úton kibocsátott számla
a) elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy
b) EDI rendszer alkalmazásával
készült-e.

Ha elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel ellátott elektronikus számlát kell megõrizni, három lehetõség áll a megõrzésre kötelezett elõtt:
-   Az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót bíz meg a megõrzés ellátásával. Az archiválási szolgáltatók mûködését az Eat. és annak végrehajtási rendeletei részletesen szabályozzák, a Nemzeti Hírközlési Hatóság rendszeresen ellenõrzi a mûködésük megfelelõségét.
-   Saját maga õrzi a számlákat.
-   A megõrzés ellátásával mást – nem az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót – bíz meg. Ez esetben a megõrzésre kötelezett és a szolgáltató szerzõdésben rendezik, hogy a szolgáltató milyen szolgáltatásokat nyújt és milyen felelõsséget vállal a megõrzés megfelelõségéért.

A 2. és 3. esetben a megõrzést végzõ feladata, hogy ellenõrizze a számlán lévõ elektronikus aláírás és idõbélyegzõ érvényességét. Ezen túlmenõen, ha a megõrzési kötelezettség idõtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétõl számított 11 év, a megõrzésre kötelezett
aa) gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzésérõl és megõrzésérõl;
ab) az Eat. szerinti minõsített szolgáltató által kibocsátott idõbélyegzõt helyeztet el az érvényességi láncon;
ac) az ab) pontban meghatározott idõbélyegzést megismétli akkor, ha az ab) pont szerint korábban elhelyezett idõbélyegzõ kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos.

Ha több elektronikus úton kibocsátott számlán helyeztek el egy elektronikus aláírást és idõbélyegzõt, akkor ezeket a számlákat a megõrzés során együtt kell kezelni.

Az elektronikus úton kibocsátott számla archiválását tehát vagy a kibocsátó, vagy az általa megbízott (archiválási) szolgáltató is elláthatja. Archiválási szolgáltatást általában a hitelesítés szolgáltatók látnak el. A hitelesítés szolgáltatók névsorát a Nemzeti Hírközlési Hatóság honlapján lehet megtekinteni (http://www.nhh.hu) az „Elektronikus aláírás” menüponton belül az „Elektronikus aláírással kapcsolatos nyilvántartások” alpontban.

A 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet melléklete szerinti ajánlott tartalommal, elõzetesen, írásban kötött szerzõdés alapján EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számla esetében a kötelezett a megõrzési kötelezettségnek olyan EDI rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely kielégíti az általános megõrzési követelményeket, valamint biztosítja az elektronikus úton kibocsátott számla megõrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán.

EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számla esetében az utólagos módosítás lehetõségének kizárása biztosítható a számlán az Eat. szerinti minõsített szolgáltató által kibocsátott idõbélyegzõ elhelyezésével is. Ha több, EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számlán helyeznek el egyetlen, az Eat. szerinti minõsített szolgáltató által kibocsátott idõbélyegzõt, akkor ezeket a számlákat a továbbiakban együtt kell kezelni.

Az elektronikus számlák esetén az elektronikus másolat fogalma nem értelmezhetõ, mivel a kiállított elektronikus számlát (melyen elektronikus aláírást és idõbélyegzõt helyeztek el) bármennyi példányban lehet többszörözni, az továbbra is „eredeti” marad. A lényeg, hogy az így többszörözött elektronikus számla az Áfatv. 175. § (1) bekezdés szerinti adattartalom sértetlenségét és eredetiség hitelességét bizonyítsa.

Az Eat. 4. § (3) bekezdése alapján a fokozott biztonságú, illetve minõsített elektronikus aláírással ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum kinyomtatott változatához nem fûzõdnek az ugyanezen dokumentum elektronikus változatának bizonyító ereje tekintetében elõírt szabályok.

Ebbõl következõen az elektronikus számlák vonatkozásában kizárólag az elektronikus formában (elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel) megõrzött számlák tekinthetõk adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, vagyis adólevonási jog csak ilyen formában meglévõ elektronikus számlák birtokában gyakorolható.

Az elektronikus számlák kontírozása

Az Szt. 167. §-ának (1) bekezdése tartalmazza a bizonylatok kötelezõ alaki és tartalmi kellékeit. Ezen belül a h) és az i) pont fogalmazza meg a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történõ hivatkozás, valamint a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés igazolásának követelményét. Ezen követelmények szerepe, hogy visszakereshetõvé, könnyen ellenõrizhetõvé tegyék a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolatot. A követelményeknek külsõ bizonylat esetén a bizonylat kiállítója, és a bizonylat könyvelését végzõ, befogadó gazdálkodó is meg kell, hogy feleljen, mindegyik a saját nyilvántartás rendszere tekintetében.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatok vonatkozásában a számlát a kiállító az Szt. 167. § (1) bekezdésének h) és i) pontjában foglalt információk nélkül elektronikusan hitelesíti. A befogadóra vonatkozó, hivatkozott információkat a kiállító nem is tudja a bizonylaton feltüntetni, hiszen azok csak a befogadónál állnak rendelkezésre. A befogadónak ezt követõen a papíralapú számlákhoz hasonlóan kell biztosítania az Szt. 167. § (1) bekezdés h) és i) pontban foglaltak teljesítését. Természetesen a kiállítónak is szükséges ezeket a hivatkozott információkat rögzítenie a saját nyilvántartási rendszerében.

Az ennek történõ megfelelés érdekében a számla kiállítójának és a számla befogadójának is lehetõsége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmû hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetõségét kizárva történik. A csatolt "melléklet" csatolásának részletes technikai kérdéseit (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelõsség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia a belsõ mûködési rendjében.

A Szt. 167.§ (7) bekezdésében elõírt követelmények teljesíthetõk elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben a bizonylat hozzárendelése a könyveléshez a bizonylat sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshetõ módon, a könyvelésben történt rögzítés idõpontját megõrizve és az utólagos módosítás lehetõségét kizárva történik.

Ezen túlmenõen megfelelõ lehet pl. egy iktatóprogram, mely a számlákhoz iktatószámot rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési információ megismerhetõ, azok egyértelmûen egymáshoz rendelhetõk, elválaszthatatlanok. Gondoskodni kell ugyanakkor az utólagos módosítás kizárásáról.

A számlabefogadó a leírtakon túlmenõen más módszert is alkalmazhat, amennyiben az egyértelmû hozzárendelés, az elválaszthatatlanság biztosítható, valamint az utólagos módosítás lehetõsége kizárható ezzel.

Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok

Az adózás rendjérõl szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 95. § (3) bekezdése alapján (figyelemmel az Eszr. 3. §-ára is) az adózó az iratokat és az adózással összefüggõ, elektronikus adathordozón tárolt adatokat (ide értve az elektronikus úton kibocsátott számlát is) felhívásra az adóhatóság által közzétett formátumban rendelkezésre bocsátja. Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozóan az állami adóhatóság által elfogadott fájlformátumok a következõk:
-   .txt formátum (text fájl)
-   bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban - a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplõ szöveg, illetve karakterek) egyértelmûen megfeleltethetõ a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplõ karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történõ kinyomtatással sem változik),
-   .csv fájlformátum,
-   .dbf fájlformátum,
-   .mdb fájlformátum,
-   .xls (Excel) fájlformátum,
-   .xml fájlformátum.

Az elõzõekben részletezett fájlformátumokban az elektronikus számlákat kérésre adathordozón (floppyn, CD vagy DVD lemezen, USB csatlakozású adattároló eszközön) kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bocsátania.

Fontos kiemelni, hogy az említett fájlformátumok ellenõrzési formátumok, vagyis az adózó bármilyen formátumban kibocsáthatja elektronikus úton a számlát (akár pl. .pdf formátumban is), azonban az adóhatósági ellenõrzéskor az elõzõekben említett formátumban kell az adóhatóságnak átadnia azokat.

Szükséges megjegyezni ugyanakkor, hogy kérésre a fájlok adatszerkezetét is rendelkezésre kell bocsátani, mivel a fájlformátumokon belül is lehetnek eltérések, melyek az ellenõrzés lefolytatását nehezítik.

Az elektronikus számlázás ellenõrzése

A Számla r. 1/H. § (1) bekezdése szerint az elektronikus úton kibocsátott, illetõleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla helyszíni ellenõrzése során az adóhatóság részére
a) biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,
b) rendelkezésre kell bocsátani az a) pontban említett eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, továbbá
c) meg kell adni az a) pontban említett eszközök használatához szükséges felvilágosítást.

Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenõrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója - próbajelleggel - állít ki számlát.

Az Eszr. 3. §-a alapján az elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az Art. 47. §-ának (2) bekezdésében elõírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levõ - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelõ adatok átadásával kell eleget tenni.

Az APEH az elektronikus számlázás ellenõrzése során az alábbi területekre fordít kiemelt figyelmet:
-   A számlák kötelezõ tartalmi elemeinek megléte,
-   A vevõvel, megrendelõvel kötött elõzetes írásbeli szerzõdés, valamint annak tartalma,
-   Az elektronikus számlázás zárt és biztonságos mûködését biztosító belsõ szabályozás vizsgálata,
-   Az elektronikus számlázási rendszer és a könyvelési rendszer kapcsolatának ellenõrzése,
-   PKI rendszerû elektronikus számlázás esetén a megfelelõ elektronikus aláírás és az idõbélyegzõ megléte,
-   EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén a papír alapú összesítõ dokumentum vizsgálata,
-   Véletlenszerûen és célzottan kiválasztott számlák szúrópróbaszerû ellenõrzése.

Az elektronikus számlázást alkalmazó cégek adóellenõrzése során az APEH fõ szabály szerint a korábbi ellenõrzési gyakorlatot követi, az alábbi kiegészítésekkel:

-   A helyszíni ellenõrzés során a vizsgálattal érintett adózó köteles az adóhatóság részére biztosítani az elektronikus számlák ellenõrzéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, felvilágosítást,
-   Az adózó köteles az elektronikus számlákról az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is rendelkezésre bocsátani a kért adatokat,
-   EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén az adózó köteles az elektronikus számlákról havonta kiállítandó, papír alapú összesítõ dokumentumokat az ellenõrzés részére átadni,
-   Az ellenõrzésrõl készített jegyzõkönyvek elektronikus számlákra vonatkozó mellékletei gépi adathordozón - várhatóan floppyn vagy CD-n - kerülnek csatolásra.

Az elektronikus számlák meghatározott csoportosításban történõ bekérése és vizsgálata során az APEH fõ szabály szerint - hasonlóan a papír alapú számlázást alkalmazó cégek vizsgálatához - elsõdlegesen a kapcsolódó informatikai rendszerbõl (pl. könyvelési, raktárkészlet nyilvántartó, stb.) származó adatokat vonja ellenõrzés alá. Amennyiben azonban az elektronikus számlák hitelességével, valóságtartalmával kapcsolatosan kétely merül fel, úgy az adóhatóság az eredeti, archivált elektronikus számlák állományát is bekérheti. Ez esetben az adózónak – kérésre – az adóhatóság rendelkezésére kell bocsátania az eredeti formátumú számlákat tartalmazó adatbázist is.

A fájlokban lévõ titkosított adattartalom esetén a vizsgálat részére biztosítani kell a dekódolt adatokat, amennyiben azok befolyásolják az adózás ellenõrizhetõségét.

Az állami adóhatóság az elektronikus úton kibocsátott számlákat az Art.-ban szabályozott ellenõrzési típusok egyikének alkalmazása során vizsgálhatja. Nincs jogszabályi lehetõség arra, hogy kizárólag az elektronikus számlázással összefüggõ technikai megoldásokat ellenõrizzen az adóhatóság tényleges adóellenõrzés nélkül.

dr. Kovács Ferenc

/Az írás az Önadózó újság 2010/12. számában olvasható/

***

ÖNADÓZÓ elõfizetéssel - lépéselõnyben az adózásban!

Önadózó - az adózók lapja. Adó, tb. számvitel a gyakorlatban havonta 64 nyomtatott oldalon. Megjelenik minden hónap elsõ napján. Hétezer könyvelõ irodának, vállalkozásnak és intézménynek szolgáltatunk havonta, 11 ezren olvassák rendszeresen heti hírlevelünket. Elõfizetési díj 2011. 1-12. hónapra 17.640,-Ft. (1.470,-Ft/hó) Elõfizetõknek 20% szakkönyv vásárlási kedvezmény, ingyenes e-könyvek, e-Önadózó. Ügyfélszolgálat 1085 Budapest, József körút 53. Tel: 267 5010.

Elõfizetés: info@onadozo.hu

Vissza az előző oldalra