Egy jól mûködõ könyvelõiroda felépítése

ART 2008-07-08

Nyomtatás

Forrás: Önadózó

Azzal minden könyvelõ tisztában van, hogy rengetegen vagyunk a piacon, nem könnyû új ügyfeleket szereznünk, de a már meglévõ partnerkört is nehezen tudjuk megtartani. Sajnos a kialakult verseny az elmúlt években azt eredményezte, hogy a szolgáltatás díja nem emelkedik az inflációval arányosan, a tudás leértékelõdött.

Önadózó Hírlevél – az adózók lapja online!

Gyors és pontos adózási információk heti endszerességgel. Megbízható válaszok a gyakorlati problémákra. A feliratkozás ingyenes, és egyéb kötelezettséggel sem jár, csak az e-mail címet kell megadni. Bónuszként a feliratkozással azonnal letölthetõ egy szabadon választott szakmai e-kézikönyv.

ÖNADÓZÓ HÍRLEVÉL FELIRATKOZÁS ITT!

***

Gyakorlati képzésünk során minden tanfolyamunkon felmerül a kérdés, hogyan építse fel a kolléga könyvelési vállalkozását. Azok a kollégák, akik szeretnének minõségi szolgáltatást nyújtani, különös gondot kell fordítsanak vállalkozásuk felépítésére, hogy a hibázás lehetõségét minimalizálni tudják.
Ezért talán a legfontosabb szempont, hogy a könyvelõiroda ügyfél-centrikus legyen. Bármilyen nagyra nõjön is a könyvelõ cég, az ügyfeleknek nem szabad azt érezniük, hogy az õ vállalkozásuk számunkra csak egy a sok közül. Nincs két egyforma cég, és a vezetõk igényei is nagyban különbözhetnek egymástól.

Alapvetõen kétféle könyvelõirodai felépítés létezik, mindkettõnek vannak elõnyei és hátrányai.

Az egyik esetben a vállalkozások vannak leosztva a kollégák között, egy-egy könyvelõhöz tartozik néhány cég. Nagy elõnye ennek a formának, hogy az ügyfeleknek személyes ügyintézõjük van, akinek „bûneiket” meggyónhatják, bizalmas kapcsolatot építhetnek ki egymással. A könyvelõ itt maximálisan beleláthat a vállalkozások életébe, tanácsaival segítheti mûködésüket. Egy kollégához viszonylag kevés cég tartozik, így maximálisan oda tud figyelni rájuk. Az ilyen könyvelõirodákban egyforma szakmai tudással és rutinnal rendelkezõ könyvelõ munkatársak dolgoznak, felelõsségük jelentõs, mindegyik szakterülethez érteniük kell. Hátrány lehet viszont, hogy gyakorlattal nem rendelkezõ munkatársat szinte lehetetlen felvenni, hiszen a betanítás egy kollégát teljesen kivonna a munkából. Az ügyfelek nem részesülnek egyenlõ bánásmódban, az iroda vezetõjének folyamatosan ellenõriznie kell a könyvelõk tevékenységét. A vezetõnek számolnia kell azzal a lehetõséggel, hogy egy kolléga elbocsátása esetén elveszíti a munkatárshoz tartozó ügyfeleit is. A könyvelõ munkaköri leírásában, esetleg külön szerzõdésben érdemes kihangsúlyozni a felelõsségét és a titoktartási kötelezettségét.

Teljesen más elven mûködik az a könyvelõiroda, ahol nem az ügyfelek, hanem a feladatok vannak megosztva a kollégák között. Az ügyfelekkel itt az iroda vezetõje tartja a kapcsolatot, a munkatársak pedig egy-egy részterületre szakosodnak. Ennek a formátumnak az a nagy elõnye, hogy az iroda vezetõje minden ügyfelét személyesen ismeri, szükség esetén partnerei között közvetítõ szerepet is vállalhat, ezzel gazdagítva szolgáltatásai körét. Egy-egy kolléga viszonylag könnyen pótolható, kezdõ könyvelõ betanítása egyszerûbb. Ilyen felépítésû vállalkozásoknál azonban viszonylag nagy a fluktuáció, mivel egy idõ elteltével a könyvelõt nem elégíti ki a részfeladatok végzése, belefásul az adott munka rutinszerû végzésébe. A rugalmas vezetõ élhet azzal a lehetõséggel, hogy az irodán belül idõnként változtatja a dolgozók munkakörét, a kollégákat továbbképzésre küldheti. A felelõsség nagyobb részben hárul az iroda vezetõjére, különös figyelmet kell fordítani az ellenõrzési pontok beépítésére.

Nem szerencsés a kétféle irodatípus keverése, a cég mûködését átláthatatlanná teszi, és egy idõ után eltûnnek a felelõsök.

A kulcsszó a rend

Bármelyik típus mellett döntünk, az irodai rend kialakítása döntõ fontosságú. Mindkét esetben szigorúan le kell szabályoznunk a számlák bekerülésének, könyvelésének és iktatásának rendszerét. Szívfacsaró érzés, mikor egy cég könyvelésének átvételekor azt látjuk, hogy a bizonylatai nincsenek valamilyen logikai rendszerben lefûzve, a számlákról hiányoznak a kontírszámok, nem lehet eldönteni, hogy egy adott bizonylat szerepel-e a könyvelésben, és ha igen, akkor hol. Az pedig már egyenesen a szakma meggyalázása, ha a fõkönyvi kivonatok és a hozzájuk tartozó gazdasági események kartonjai, – például a szállító- és vevõ analitika – nem egyeznek egymással.
A könyvelõirodának különös figyelmet kell fordítania a beérkezõ bizonylatok rendszerezésére, a különbözõ vállalkozások iratanyaga nem keveredhet egymással. Erre legegyszerûbb megoldás, ha minden partnere számára külön iratgyûjtõ dobozt rendszeresítenek, jól láthatóan feltüntetve rajta az ügyfél nevét.
Fontos a munkafolyamat megszervezése, a munkafázisok elkülönítése egymástól. Nagy hibalehetõséget hordoz magában, ha ugyan az a személy kontírozza a számlákat, aki az adatrögzítést is végzi, hiszen egy adat elnézése itt végleges lehet. A bizonylatok feldolgozásának folyamatát úgy kell kialakítani, hogy közben ne veszhessen el adat, nem maradhat ki egy papír sem a folyamatból. Érdemes erre bélyegzõket használni, így nyomon követhetõ, hogy a megfelelõ fázisokon, az illetékes személy kezén átment-e az adott bizonylat.
A feldolgozási folyamatba célszerû ellenõrzési pontokat beiktatni, a hibát egyszerûbb javítani, ha viszonylag gyakran ellenõrizzük magunkat, de nem érdemes ezt túlzásba vinni, mert nagyon le is lassíthatja a munkánkat. Bevallások benyújtása elõtt azonban lehetõséget kell biztosítani az egyeztetésre, hiszen a számviteli helyességért a könyvelõ a felelõs. Szerencsés esetben a vállalkozások is vezetnek valamilyen belsõ analitikát, nyilvántartást, mellyel a könyvelés adatait egyeztetni tudjuk.
A könyvelési folyamat végén a bizonylatok iktatására kétféle módszer alkalmas, attól függõen, hogy az ügyfelünknek mennyi számlája, bizonylata keletkezik egy hónapban. Az egyik megoldás az, hogy egy vállalkozás bizonylatait egy-egy dossziéba fûzzük le kronologikus sorrendben. Azonban ha nagy számban érkeznek be számlák, esetleg több bankkal áll szerzõdésben a cég, illetve havonta sok számlát bocsát ki, érdemesebb külön dossziét nyitni a készpénzes számláknak, a szállítói és vevõi tételeknek, illetve a bankkivonatoknak.
Ha a könyvelõirodában rend uralkodik, nem keveredhetnek, nem veszhetnek el bizonylatok, és könnyedén eligazodhatunk a papírrengetegben.

Szabó Ildikó Angéla

/Az írás teljes terjedelmében az Önadózó 2007/11-es számának Mellékletében olvasható/

***

KÖNYVELÕK KÉZIKÖNYVE - Ára: 9.900,- Ft + postaköltség. Szerzõk: az Önadózó újság szerzõi. A könyv hagyományos nyomdai elõállítású, terjedelme 576 oldal. Kiadó: ADÓNET.HU Zrt. www.kezikonyvek.hu MEGRENDELÉS: info@onadozo.hu

***

JÁRULÉKFIZETÉSI ABC 2008 - Ára: 4900,-Ft. Szerzõk: Matlné Kisari Erika, Pintérné dr.Molnár Ilona, Széll Zoltánné. Lektor: dr.Jurányi Benedekné. Terjedelem: 253 oldal. Kiadó: ADÓNET.HU Zrt. Megrendelés: info@onadozo.hu

***

LÍZING KÉZIKÖNYV - Szerzõ: Junkertné Szûcs Zsuzsanna, Ára: 4.990,-Ft, Kiadó: ADÓNET.HU Zrt. Megrendelés: info@onadozo.hu

***

VAGYONGYARAPODÁS ÉS ADÓELLENÕRZÉS - Hogyan bizonyítsuk be vagyonunk adózott forrását? Kézikönyv adózóknak. Ára: 9.900,-Ft + 155,-Ft postaköltség. Szerzõ: dr.Szabó Tibor ügyvéd adószakértõ. A könyv hagyományos nyomdai elõállítású, terjedelme 132. oldal, iratmintákkal, esetgyûjteménnyel. Kiadó: ADÓNET.HU Zrt. A könyv kereskedelmi forgalomba nem kerül. www.kezikonyvek.hu - Megrendelés: info@onadozo.hu

Vissza az előző oldalra