Megérkezett a valódi papírmentes iroda! Az IMA könyvelőprogram már digitális másolatot is készít

Forrás: IMA

Címkék: digitális archiválás


2019-es év a szokásos törvényi változásokon kívül új eszközt is biztosít a könyvelőirodák részére, a papírmentes működés megvalósításának lehetőségét. Ezt a megoldást az IMA könyvelési rendszer csapata hozta el. A témában felmerülő kérdésekre itt olvashatók a válaszok.

Mit jelent a papírmentes iroda?
 
Hiteles digitális másolat készítést.
 
Minden eredetileg papír alapon létrejött dokumentumról készíthető olyan másolat, amely teljeskörű bizonyító erővel rendelkezik. Megfelel a jogszabályi előírásoknak és minden hatóságnak el kell fogadnia.
 
Ezek alapján a hiteles digitális másolat megfelel a számviteli törvény előírásainak is, akként, hogy a kontírozási információkat is tartalmazza elválaszthatatlan módon a számla képéhez csatoltan.
 
Fentiek eredményeképp a másolat készítés után eldobhatjuk a papír alapú bizonylatot!
 
Miért most lépnek piacra ezzel a szolgáltatással?
 
A hiteles másolat készítéshez szükséges technológia régóta rendelkezésre áll. Nagyvállalati és multi környezetben már évtizedes tapasztalat halmozódott fel a témában. Szakmai partnerünkkel, a NETLOCK Kft-vel együttműködve ezeket felhasználva alakítottuk ki szolgáltatásunkat.

Az érdemi változást a jogszabályi környezet tisztulása hozta el. Nyáron megjelent “ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól” könnyített a feltételeken és egyértelműen keretbe foglalta milyen feltételeket kell teljesíteni.
 
Korábban hallottunk már hasonló szolgáltatásról. Az IMA megoldása miben különbözik ezektől?
 
A könyvelési rendszer beépített funkciójaként érhető el a szolgáltatás. Így nem szükséges egy külön  dokumentum kezelő rendszer használata, a hétköznapi munkafolyamat részeként, akár a könyvelő kollégák, akár az ügyfelek a saját irodájukban feltölthetik és hitelesíthetik a dokumentumokat. (Az IMA felhő alapú rendszer, így az ügyfelek is kaphatnak hozzáférést)

Valamint a külön rendszerben tárolás a kontír információk kezelését is nehezíti, amely értelemszerűen nem okoz problémát, amennyiben a könyvelési rendszer részeként történik meg a hitelesítés.
 
Milyen dokumentumokról készíthető hiteles digitális másolat?
 
Minden eredetileg papír alapon létrejött dokumentumról. Legyen ez számla, szerződés, teljesítés igazolás, kiküldetési, munkaszerződés, bérjegyzék…
 
Valamint az elektronikus formában kapott dokumentumokról is (pl.: e-mailben küldött PDF számla).
 
A dokumentumokat a könyvelési tételekhez csatoltan, vagy dokumentum tárban mappákba rendezve lehet tárolni.
 
Hogyan alakul az irat megőrzés felelőssége?
 
Elektronikusan teljesítjük. Ezt teszi lehetővé a hiteles digitális másolat készítés. Az másolatok tárolása megtörténik egyrészt az IMA rendszerében, másrészt a cég maga is eleget tehet az által, hogy az IMA-ban hitelesített fájlokat (tömegesen) letöltve tárolja magánál.

Végül pedig az IMA-n keresztül igénybe lehet venni a NETLOCK Kft. minősített archiválási szolgáltatását is amely az előzőekhez képest nyújt többlet szolgáltatásokat.
 
Az a hír járta be a szakmai oldalakat, hogy nem szükséges időbélyeg a hitelesítéshez. Ez helytálló?
 
Részben. Az ITM rendeletből kimaradt, ennek köszönhetőek az említett hírek. Időbélyeg alkalmazása nélkül nem bizonyítható a hitelesítés időpontja, és a jogalapja sem, tehát e nélkül erősen megkérdőjelezhető a másolatkészítés. Emiatt többek közt a piacvezető online számlázó program sem tekintett el az időbélyeg alkalmazásától, ahogyan a digitális hitelesítés mérvadó szakmai szereplői és szolgáltatói sem, így mi is alkalmazni fogjuk.
 
Árak
 
20 Ft / dokumentum – egyszeri költség
2000 Ft / GB tárhely díj / hó
 
Bővebb információk:
 
Az IMA könyvelési rendszer honlapján.
imakonyveloprogram.hu
 
A következő bemutató webinárium időpontja is ott érhető el.
 
Illetve: odor.peter@imaerp.hu, +36704270008

FIZESSEN ELŐ AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!

Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Az Önadózó csomag előfizetési díja 2022. 5-12. hónapra 19.320,-Ft. Mit ad ennyiért Önnek az Önadózó? Önadózó újság havi lapszámai (az előfizetés kezdő hónapjától decemberig, print és elektronikus formátumban) + Online csomag: Számviteli szabályzatok 2022, GDPR Segédlet,  Pénzmosás elleni szabályzat 2022, Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon, Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek. Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/ 


Vissza az előző oldalra