Adatkezelési Navigátor - Útmutató a cég adatvédelmi (GDPR) rendszerének kiépítéséhez

JOG 2018-05-23

Nyomtatás

Forrás: Önadózó

A GDPR megfeleléshez adunk egy adatkezelési szabályzatot, sok-sok melléklettel, adatfeldolgzási szerződést, adatkezelési nyilvántartást, tájékoztatókat, formanyomtatványokat, szerkeszthető word formátumban. És mindehhez egy részletes útmutatót, amelyben pontokba szedve leírjuk, hogyan kell alkalmazni mintáinkat. Ára: 25.400,-Ft - de Önadózó előfizetőknek ingyenes! - Megrendelhető: info@onadozo.hu

Adatkezelési Navigátor - Útmutató a cég adatvédelmi (GDPR) rendszerének kiépítéséhez

Részlet a kiadványból:

"I. Bevezetés

E kiadvány tartalmaz használati útmutatást a kis- és középvállalkozások GDPR megfeleléshez kidolgozott szabályzat- szerződés- nyilatkozat csomagunkhoz. Ez mellett a lényegre törekedve ismerteti a GDPR rendelkezéseit, és a cégek gyakorlatában felmerülő kérdéseit.

Gazdálkodó szervezetként, vállalkozóként - hajlamosak vagyunk az adatvédelemre egy újabb és nem is kicsi adminisztrációs teherként tekinteni - egyébként valóban az – de ezzel együtt el kell fogadnunk, hogy az adatkezelés jogszerűségének biztosítása igen fontos vállalkozói érdek is:
-a bizalom alapja a vállalkozással szemben:
-a vállalkozásunk hitelességének egyik sarokpontja, hogyan bánunk vevőinkkel, szállítóinkkal, partnereinkkel – és ebbe beletartozik az is, hogy bánunk az adataikkal.

Ez a momentum adja meg a személyes adatok kezelésének jelentőségét a vállalkozások, szervezetek számára. Biztosítani kell, hogy a cég, szervezet működése az adatkezelés terén is átlátható és tisztességes legyen.

A témát érintő személyes véleményeket, érzéseket, kritikákat félre kell tenni – az adatvédelem rendszabályainak betartása minden adatkezelő jogi kötelezettsége.

Kiadványunk kifejezetten a hazai kis- és középvállalkozásoknak szól, illetve használhatják még civilszervezetek is. Kiadványunkban nem foglalkozunk a különleges adatok kezelésével és a személyes adatok harmadik országokba továbbításának problémájával.

II. Használati utasítás az adatkezelési szabályzat minta, mellékletei függelékei és formanyomtatványaink alkalmazásához

Úgy gondolom e kiadványunk, mellékletei, függeléklei nagy segítséget jelentenek a vállalkozás, szervezet adatvédelmi megfelelésében, de ez nem jelenti azt, hogy a felhasználónak ne maradna teendője vele. És ez a fennmaradó munka is elég számos, nem kis odafigyelést, és munkaráfordítást igényel. Foglalkozni kell a kérdéssel, átgondolni a folyamatokat és megoldásokat. Mintáink ezt azzal segítik, hogy sorvezetőt adnak, és a jogi tájékoztatások szabályozások jelentős részét már nem kell kitalálni. A javasolt lépések pontokba foglalva a következők.

1. Első lépésben saját igényeihez igazodva alakítsa az adatkezelési szabályzata, mellékletei, és függelékei végleges tartalmát. Ennek mintája a 2_0. számú melléklet. Az adatkezelési szabályzat Mellékletei tartalmazzák az általánosan – mindenkinél - alkalmazható tájékoztatásmintákat, szerződésmintákat.

Az Adatkezelési szabályzat Függelékek tartalmazzák a speciális adatkezelési tevékenységek belső szabályozását, és mintáit – pl. kamerás megfigyelés, vagy e-mail fiók ellenőrzése stb. Ezekkel nem minden vállalkozás él, akinél nincs ilyen tevékenység, az a Függelék átvételét mellőzheti, az adaptálás során törölheti.

A Szabályzatban, minden mellékletben és a Függelékekben a kék színnel jelzett részeket felül kell vizsgálni, látni fogja, hogy a saját cégben mire nincs szükség, és mire nincs – ez utóbbiakat törölni kell.

Miután a Rendeletnek nincs alkalmazási gyakorlata, az is lehetséges, hogy eltérően értelmezünk dolgokat. (Van itt bizonytalanság bőven, pl. még az Infortv. módosítása sem jelent – és ha megjelenik, lehet, hogy újra kell kezdeni az egészet.)

Végig kell menni az adatkezelési szabályzat minden egyes mellékletén, Függelékén, és az adatkezelési nyilvántartásokon - és a szabályzatban véghez vitt változtatásokat át kell vezetni ezeken is!

2. Készítse el a saját adatvédelmi nyilvántartásait.

Az adatvédelmi szabályzat 2_6 számú melléklete alatt Excel formátumban egy összevont adatvédelmi nyilvántartás mintát adunk. Ennek elemei:

1. Munkalap: Adatkezelő megnevezése, elérhetőségei

2. Munkalap: Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

3. Munkalap: Adatfeldolgozói nyilvántartás

4. Munkalap: Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

Figyelem! Ez jelenleg mintaszövegeket tartalmaz, adaptálja a saját vállalkozására.

3. Vizsgálja meg vállalkozása, szervezete adatbiztonsági helyzetét, és tegye meg a szükséges intézkedéseket. És erősítse meg a gyenge pontokat az Adatkezelési Navigátor adatbiztonsági fejezetében írtak szerint.

4. A kész adatkezelési szabályzatot, mellékleteit, függelékeit és a biztonsági intézkedéseket ismertesse meg munkavállalóival.

5. A személyes adatokat kezelő munkavállalóktól kérje a 2_7. melléklet szerinti nyilatkozatot. Ezt új munkavállaló felvételekor is alkalmazni kell. Továbbá új munkavállaló részére a munkaszerződés megkötésekor tájékoztatást kell adni saját személyes adatai munkáltató általi kezeléséről és adatfeldolgozó (pl. könyvelőiroda) részére történő átadásáról. Ezen tájékoztatás mintáját az adatkezelési szabályzat 2_3. számú melléklete tartalmazza. (Feltételezzük, hogy a régi munkavállalók részére ezen – egyébként a Munka Törvénykönyve szerint tájékoztatás már megtörtént).

6. Saját vállalkozása, szervezete által alkalmazott szerződési formulákba építse be az adatkezelési kikötéseket, vagy erre külön okiratba foglalt szerződés-kiegészítéseket használhat – az adatkezelési szabályzat 2_5. melléklete szerint.

7. Adatfeldolgozóként – például IT szolgáltató, könyvelőiroda, futárszolgálat – alapvetően a következő négy adatfeldolgozói intézkedéseket kell megtennie – az adatbiztonság garantálásán túl:

7.1. Készítse el saját adatfeldolgozási szerződését – szerződési ajánlatát – ha Ön adatfeldolgozónak minősül. Ez jellemzően, könyvelőirodákra és más tevékenységű adatfeldolgozókra (IT, futárszolgálat stb.) vonatkozik. Erre a Adatkezelési szabályzat adatfeldolgozói Függeléke alkalmazható. Az adatfeldolgozói szerződési kikötések – amelyek a Függelék mellékletét képezik - lehet egy egyedi szerződés is, vagy általános szerződési feltétel – de a lényeg, hogy mindegyiket minden félnek alá kell írnia.

7.2. Szerezze be munkavállalói adatfeldolgozáshoz (megbízáshoz) kapcsolódó titoktartási nyilatkozatát. Erre szolgál az adatfeldolgozói Függelék melléklete szerinti nyilatkozat.

7.3. Készítse el a más nevében, adatfeldolgozókat végzett adatkezelési tevékenységek nyilvántartását. Erre a 2_6. melléklet alatti adatvédelmi nyilvántartás (Excel) 3. munkalapja alkalmazható. Fel kell vezetni a cégek adatait – ezért erre más nyilvántartást is alkalmazhat.

7.4. Ha az adatfeldolgozáshoz alvállalkozót vesz igénybe – például a könyvelő iroda katás egyéni vállalkozót foglalkoztat – akkor az alvállalkozói szerződést is újra kell írni, illetve a megbízó hozzájárulását is meg kell írni. A szabályok szerint ha az adatfeldolgozó további adatfeldolgozó szolgáltatásait is igénybe veszi, erre köteles írásba foglalt szerződést kötni, és abban a további adatfeldolgozóra is ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket telepíteni, mint amelyek az adatkezelő (megbízó) és az adatfeldolgozó között létrejött szerződésben szerepelnek.

8. Vizsgálja felül a saját honlapját, frissítse a tájékoztatásokat. Erre szolgál az adatkezelési szabályzat 2_2. melléklete. Figyeljen arra, hogy bármilyen hozzájárulást kérő négyzetben ne legyen előre kitöltött pipa.

9. Olvassa tovább kiadványunkat, hogy minimális ismeretei legyenek a GDPR-ról, és alkalmazási kérdéseiről.

Igyekeztünk közérthető nyelven és gyakorlatiasan előadni a tudnivalókat. "

dr. Szabó Tibor ügyvéd

Adatkezelési Navigátor - Útmutató a cég adatvédelmi (GDPR) rendszerének kiépítéséhez

FIZESSEN ELŐ 2024-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!
Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Velünk 2024-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2024 ● Cafetéria szabályzat 2024 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Egyes Kulcs-Soft programok előfizetőknek ingyenesen ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/