Elektronikus számla befogadása a gyakorlatban

ÁFA 2017-06-13

Nyomtatás

Forrás: Önadózó 2017/04 | Szerző: Czöndör Szabolcs

A vállalkozások a leggyakrabban számla befogadóként találkoznak egy elektronikusan aláírt számlával. Nézzük meg, hogy a gyakorlatban pontosan mire kell felkészülniük.

A számla befogadása során ellenőrizni szükséges a számla adattartalmát, a gazdasági esemény alapján vizsgálni kell, hogy megfelelő adattartalmú számlát kapott-e a vállalkozás. Amennyiben a számla ellenőrzése során mindennek megfelel a számla, akkor lehet lekönyvelnie a vállalkozásnak. A számviteli törvény alapján a könyvelés és a számla között logikai vagy fizikai kapcsolatot kell létesíteni. Ezt nevezzük kontírozásnak. Amennyiben egy elektronikus számlát úgy őriz meg a vállalkozás, hogy az archiválási rendszer és a könyvelési rendszer között alapbizonylat szinten létrejön – akár közvetlenül, akár közvetetten – a kapcsolat, akkor a feladat megoldott. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az archiválási rendszer vagy megoldás alapján pontosan beazonosíthatóak az érintett könyvelési tételek, valamint a könyvelési tételek oldaláról vizsgálva beazonosítható az alapdokumentum.

Miután a vállalkozás meggyőződött a számla adattartalmáról, valamint megtörtént a nyilvántartásba vétele, akkor kezdődik az archiválás folyamata egy előkészítő szakasszal. Nincs arra vonatkozó jogszabályi előírás, milyen gyakran szükséges az elektronikus számlákat archiválni. Megoldást jelenthet az is, hogy naponta, hetente vagy havonta archivál egy vállalkozás. Amennyiben nem nagy mennyiségű elektronikus számlát kell megőriznie a vállalkozásnak, akkor dönthet ennél ritkább archiválásról is, azonban évente egyszer legalább meg kell történnie a számlák archiválásának.

Az archiválás előkészítése során a vállalkozásnak ellenőriznie szükséges az elektronikus aláírás érvényességét, az adattartalom sértetlenségét. Ez az ellenőrzés megtörténhet tételesen is, de akár mintavételes eljárást is alkalmazhat a vállalkozás. A gyakorlatban az ellenőrzést meg lehet valósítani úgy is, hogy az elektronikus számlát megnyitja a vállalkozás, és megvizsgálja az automatikusan vagy manuálisan indított elektronikus aláírás ellenőrzésének eredményét.

Miután a társaság az archiválásra előkészítette az elektronikus számlákat, akkor a következő feladata a számlák hosszú távú megőrzése. Alkalmazhat a társaság szolgáltatót erre a feladatra, vagy akár saját maga is megoldhatja. A vállalkozásnak kell átgondolnia a saját informatikai rendszerét, és az elektronikus számlák megőrzésével kapcsolatos jogszabályi követelményeket.

A hosszú távú megőrzést garantálhatja egy archiválási rendszer is, de akár optikai adathordozó is. A vállalkozás feladata annak felmérése, milyen típusú és biztonságú eszközre van szüksége, és előre láthatóan mennyi elektronikus számlát kell majd megőriznie. Amennyiben a társaság viszonylag kevés elektronikusan aláírt számlát kap, akkor egyszerű megoldást jelenthet akár havonta akár évente egyszer egy egyszer írható CD-re vagy DVD-re kiírni a számla adatokat. Amennyiben lényegesen nagyobb mennyiségű számlát kell megőriznie, akkor mindenképp másfajta technikát érdemes választani.

A megőrzés teljes időtartama alatt kell gondoskodnia a vállalkozásnak az alapelvek betartásáról. Ezen alapelvek közül az értelmezhetőség, hozzáférhetőség kritériumát emelem ki külön, mely a megőrzés technikájának kialakítását befolyásolhatják.

Az értelmezhetőség, olvashatóság kritériuma viszonylag egyszerűnek tűnik: elegendő az elektronikus dokumentumot megnyitni, a képernyőn megjeleníteni. Alapvetően tényleg ezt írja le a jogszabály, ez a követelmény. Ugyanakkor a digitális archiválás szabályairól szóló rendelet előírja, hogy a megőrzésre kötelezettnek a dokumentumok olvashatóságát a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával is lehetővé kell tennie. Tehát a bizonylat megőrzésére kötelezettnek a megőrzési kötelezettsége nemcsak az elektronikus számla fájlokra, hanem a fájl megjelenítését lehetővé tevő alkalmazásra, vagy ha speciális hardver szükséges hozzá, akkor az adott hardverre is kiterjed. Ezt a kötelezettséget a megőrzés teljes ideje alatt teljesíteni szükséges.

Az adatokhoz történő hozzáférésnek nem szükségszerű azonnal, vagy online történnie. A jogszabályi feltételeknek az is megfelel, ha a bizonylat megőrzésére kötelezett belátható időn belül biztosítja az adatokhoz való hozzáférést. Adóellenőrzés esetén ez a belátható idő három munkanapot jelent, tehát az archiválási rendszert úgy kell kialakítania, hogy három munkanapon belül az adóellenőrzés hozzáférjen akár az összes elektronikus számlához. Ennek úgy is eleget lehet tenni, hogy az adóellenőrzés számára online elérést tesz lehetővé a bizonylat megőrzésére kötelezett, például a felhőben vagy távoli szerveren tárolt elektronikus számlák esetén. Fontos megjegyezni, hogy az elektronikus megőrzés helyét be kell jelenteni az adóhivatal számára.

FIZESSEN ELŐ 2024-RE AZ ÖNADÓZÓ ÚJSÁGRA ÉS ONLINE CSOMAGJÁRA!
Önadózó - okos újság okos cégeknek és könyvelőknek! Velünk 2024-ben is könnyebb lesz alkalmazni a jogszabályokat, követni a változásokat, teljesíteni az aktuális adózási, könyvviteli feladatokat, és elkerülni a buktatókat. Az Önadózó az egyik legnagyobb terjedelemmel jelentkező havi szaklap. Igen gazdag az archívumunk, az előfizetéssel ingyenesen hozzájuthat a megelőző évek lapszámaihoz. Az egyes lapszámok tartalma online elérhető, illetve mobiltelefonon is. Online csomagunk: Számviteli szabályzatok 2024 ● Cafetéria szabályzat 2024 ● Pénzmosás elleni szabályzat csomag ● GDPR Segédlet, ● Gyorskérdés szolgáltatás a honlapon,● Segédletek + Mérlegképes és adótanácsadói kreditek ● Ingyenes e-könyvek és vásárlási kedvezmény az Önadózó Webáruhgázban ● Egyes Kulcs-Soft programok előfizetőknek ingyenesen ● Előfizetni itt lehet: https://www.onadozo.hu/elofizetes-az-ujsagra/