Számlázás a gyakorlatban

ART 2007-09-05

Nyomtatás

Forrás: Önadózó

A gazdasági életben minden vállalkozónak saját érdekében meg kell ismerkednie a számlázásra vonatkozó szabályozással, mivel minden gazdasági szereplõre vonatkoznak a számla-kiállítási szabályok, másik oldalról viszont el is fogadja a számlákat, ami alapján költséget számol el. Mivel mind a rosszul kiállított, mind a befogadott hibás számlának igen komoly következményei lehetnek, ezért megpróbálunk gyakorlati segítséget nyújtani a most induló sorozattal.

Az írás megjelent az Önandózó 2007/6. számában. Az újság elõfizethetõ: info@onadozo.hu

Elõfizetési díj 2007. december 31-ig: 980,-Ft/hó

***

A számlázással kapcsolatban több jogszabály tartalmaz rendelkezéseket, melyek közül a számviteli törvény (2000. évi C. tv) 166. §. a számlát számviteli bizonylatként definiálja. Eszerint számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerzõdés, …)- függetlenül annak nyomdai vagy egyéb elõállítási módjától – amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik az e törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel.
A bizonylatokkal szemben támasztott alaki és tartalmi kellékei (167.§ számlára vonatkozó részletei):
 bizonylat megnevezése, sorszáma, vagy egyéb más azonosítója
 bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése
 gazdasági mûveletet elrendelõ személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy (figyelem: a számviteli törvény 2004-tõl már nem írja elõ kötelezõen a számla aláírását, így a számla aláírás nélkül is hiteles bizonylatnak minõsül)
 bizonylat kiállításának idõpontja, illetve annak az idõszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell
 gazdasági mûvelet tartalmának leírása vagy megjelölése
 külsõ bizonylat esetében a bizonylatot kiállító gazdálkodó neve, címe
 bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az idõszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik
 a könyvelés módjára, a az érintett könyvviteli számlákra történõ hivatkozás
 a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés idõpontja, igazolása
 továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály elõír

A számviteli bizonylatot a gazdasági mûvelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának idõpontjában, illetve idõszakában, magyar nyelven kell kiállítani, de a bizonylaton az adatok más nyelven is feltüntethetõek. Az idegen nyelven kibocsátott, illetve befogadott bizonylatokon azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelõ adtarögzítéshez, könyveléshez szükségesek, a vállalkozás belsõ szabályzatában feltüntetett módon magyarul is fel kell tüntetni.

A számviteli törvény 165.§-a szerint minden gazdasági mûveletrõl, eseményrõl, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell készíteni. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerûen kiállított bizonylat alapján szabad az adatokat bejegyezni; szabályszerûen kiállított bizonylat az, amely az adott gazdasági mûveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendõ és a más jogszabályban elõírt adatokat a valóságnak megfelelõen, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet hiba esetén elõírásszerûen javítottak.

A számlákat a számviteli törvény 168.§-a értelmében szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni, amely alapján biztosított a bizonylatokkal való elszámolás. (A szigorú számadási kötelezettséggel a 2006/11 számunkban részletesen foglalkoztunk)

A számlázással az ÁFA törvény több ponton is részletesen foglalkozik, melyek közül a leglényegesebbek a következõk:
 A 13.§ 16. és 17. pontjában tételesen felsorolja a számla és az egyszerûsített számla azon követelményeit, melyeket az ÁFA tv. támaszt ezekkel a bizonylatokkal szemben
 A 43-45/A § részletesen foglalkozik a számlaadási kötelezettséggel, illetve a számla helyesbítésével, stornírozásával

Számlakiállítási kötelezettség

Az ÁFA tv. 43.§ (1) bekezdése szerint az adóalany köteles az általa teljesített termékértékesítésrõl és szolgáltatásnyújtásról
 számlát
 a teljesítéssel egyidejûleg készpénzzel vagy készpénz-helyettesítõ eszközzel történõ fizetés esetén pedig (a vevõ kérésére, vagy egyéb elõírás esetén) egyszerûsített számlát (vagy számlát)
 ha a vevõ nem kér számlát, akkor nyugtát
kibocsátani.

A számviteli törvény 72.§ (2) bek. a pontja elõírja, hogy az értékestés nettó árbevételét a vevõnek a szerzõdésben meghatározott feltételek szerinti teljesítés alapján kiállított, elküldött, a vevõ által elismert, elfogadott számlában rögzített vagy készpénzben kapott (ÁFA-t nem tartalmazó) ellenértékével egyezõen kell elszámolni. A számlakiállítójára rója a számlával, mint számviteli bizonylattal kapcsolatos kiállítási, feldolgozási, könyvelési, szigorú számadás alá vonási, és megõrzési kötelezettséget. A számlákat, mint számviteli bizonylatokat a 169.§ elõírásai szerint legalább 8 évig kell olvasható formában megõrizni, oly módon, hogy a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetõek legyenek. (a megõrzési kötelezettség a rontott számlapéldányokra is vonatkozik)

Az adózás rendjérõl szóló 2003. évi XCII. tv. 44.§-a írja elõ a bizonylat-kiállítási kötelezettségek között, hogy a bizonylatot úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az adó alapjának, összegének, a mentességnek, a kedvezménynek ellenõrzésére alkalmas legyen. Az Art. 47.§-a szerint a bizonylatokat az adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles õrizni, de azokat a könyvelés, feldolgozás idõtartamára más helyre is lehet továbbítani. Ekkor azonban az iratokat az adóhatóság felhívására 3 napon belül be kell mutatni. Az adózónak az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megõrizni.

Mivel az Art. által elõírt bizonylat-megõrzési idõ a kevesebb, ezért mindenképpen a számviteli törvény elõírásai szerint kell eljárni a számlák megõrzésénél, azaz a számlákat az adóévet követõ 8 évig mindenképpen meg kell õriznie mind számla kiállítójának, mind a befogadójának.

Az Art. 172.§-a alapján magánszemély adózó 100 eFt-ig, más adózó 200 eFtig terjedõ mulasztási bírsággal sújtható, ha a számla-, egyszerûsített számla-, nyugta-kibocsátási kötelezettségét elmulasztja, vagy a számlát, egyszerûsített számlát, nyugtát nem a tényleges ellenértékrõl bocsátja ki. Amennyiben az adózó egy éven belül több alkalommal mulasztja el a számla, egyszerûsített számla, nyugta-kibocsátási kötelezettségét, akkor a mulasztási bírságon felül az alábbi szankciókra számíthat:
- második alkalommal 12 nyitvatartási napra
- harmadik alkalommal 30 nyitvatartási napra
- negyedik és minden további esetben 60 nyitvatartási napra
az adóhatóság lezárja az adóköteles tevékenységet szolgáló helyiséget (üzlet, mûhely, telep…). A pénzbírságon felül tehát igen súlyos szankciót jelent az üzletbezárás, amit nem érdemes sem megkockáztatni, sem figyelmetlenség, a vevõ sietsége, vagy egyéb ok miatt elmulasztani.

A számla, egyszerûsített számla kötelezõ tartalmi elemei:

A számla adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevõvel történt megállapodás alapján - külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következõ adatokat tartalmazza:
- a számla sorszáma,
- a számla kibocsátásának kelte,
- a termékértékesítést teljesítõ, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,
- vevõ neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevõ az adó fizetésére kötelezett;
- Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a vevõ közösségi adószáma;
- a teljesítés idõpontja, amennyiben az eltér a számlakibocsátás idõpontjától, (Figyelem: 2007. január 1-tõl, ha a számla kelte és a teljesítés idõpontja megegyezik, akkor már nem kötelezõ a teljesítés idõpontját külön feltüntetni a számlán!)
- a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához, (20%-os adókulcsú termékek és szolgáltatások esetében alapesetben nem kötelezõ az SZJ- vagy VTSZ-szám feltüntetése a számlán, mivel az ÁFA tv. 28§-a szerint az adókulcs csak kivételes (deklarált) esetekben tér el a 20%-tól, így csak az 5%-os és adómentes értékesítések esetén kötelezõ a besorolási számot feltüntetni)
- a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhetõ - mennyiségi egysége és mennyisége,
- a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthetõ - adó nélkül számított egységára,
- a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke összesen,
- a felszámított adó százalékos mértéke,
- az áthárított adó összege összesen,
- a számla végösszege,
- új közlekedési eszköz másik tagállamba történõ értékesítése esetén erre a tényre történõ utalás, a közlekedési eszköz elsõ forgalomba helyezésének idõpontja, és szárazföldi közlekedési eszköz esetén a futott kilométerek száma, vízi közlekedési eszköz esetén a hajózott órák száma, légi közlekedési eszköz esetén a repült órák száma,
- amennyiben az adó fizetésére a pénzügyi képviselõ kötelezett, annak neve, címe és adószáma;
- a 29. §, a 29/A-29/B. §, a 30. § (1) bekezdése alá esõ termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén erre a tényre, valamint a XI. fejezet szerinti alanyi adómentesség, a XV-XVI. fejezet szerinti különös adózási szabályok alkalmazása esetén ezen adózási módra történõ hivatkozás.

A fizetés módja és határideje már szintén nem kötelezõ eleme a számlának 2007. január 1-tõl.

Az egyszerûsített számla adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevõvel történt megállapodás alapján - külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következõ adatokat tartalmazza:
- a számla sorszáma,
- a számla kibocsátásának kelte,
- a termékértékesítést teljesítõ, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,
- a vevõ neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevõ az adó fizetésére kötelezett;
- Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a vevõ közösségi adószáma;
- a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához,
- a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhetõ - mennyiségi egysége és mennyisége,
- a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthetõ - adóval együtt számított egységára,
- a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke összesen,
- a 44. § (2) bekezdésében meghatározott százalékérték,
- új közlekedési eszköz másik tagállamba történõ értékesítése esetén erre a tényre történõ utalás, a közlekedési eszköz elsõ forgalomba helyezésének idõpontja, és szárazföldi közlekedési eszköz esetén a futott kilométerek száma, vízi közlekedési eszköz esetén a hajózott órák száma, légi közlekedési eszköz esetén a repült órák száma,
- amennyiben az adó fizetésére a pénzügyi képviselõ kötelezett, annak neve, címe és adószáma;
- a 29. §, a 29/A-29/B. §, a 30. § (1) bekezdése alá esõ termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén erre a tényre, valamint a XI. fejezet szerinti alanyi adómentesség, a XV-XVI. fejezet szerinti különös adózási szabályok alkalmazása esetén ezen adózási módra történõ hivatkozás.

A fenti felsorolásból is látható, hogy mind a számla, mind az egyszerûsített számla esetén kötelezõ tartalmi elem az adózási módra történõ hivatkozás, amit a gyakorlati tapasztalataim alapján többször nem tüntetnek fel a számlán a kibocsátók. Ilyen hivatkozások a következõk:
- Levonási joggal párosuló adómentesség (29.§): termékexport, termékexporttal egy tekintet alá esõ termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás, nemzetközi közlekedéshez és a termékek nemzetközi forgalmához közvetlenül kapcsolódó termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás
- Közösségen belül adómentes termékértékesítés levonási joggal (29/A§): ekkor szövegesen kell utalni erre a tényre, valamint arra, hogy az adó fizetésére a vevõ kötelezett
- Tárgyi adómentesség (30.§): az ÁFA tv. 2. sz. mellékletében felsorolt termékértékesítések és szolgáltatásnyújtások esetében kell a tárgyi adómentes értékesítésre hivatkozni, illetve ebben az esetben kötelezõ az SZJ- vagy VTSZ-szám feltüntetése a számlán, az adó mértékéhez pedig a tárgyi adómentes, vagy TM jelzést kell feltüntetni
- Alanyi adómentesség (ÁFA tv. XI. fejezet): a számlán vagy AM jelzést, vagy alanyi adómentes tevékenység szöveget kell ebben az esetben feltüntetni.
- Különbözet szerinti adózás (XV. fejezet): ezen adózási mód esetén a számlában nem lehet feltüntetni az áthárított adó értékét, a felszámított adómértéket, a számlán pedig szövegesen kell utalni a különös adózási módra
- Idegenforgalmi tevékenység (XVI. fejezet): ezen adózási mód esetén a számlában nem lehet feltüntetni az áthárított adó értékét, a felszámított adómértéket, a számlán pedig szövegesen kell utalni a különös adózási módra

Az elektronikus számla

Mind a számlát, mind az egyszerûsített számlát lehetõség van elektronikus úton elõállítani, és elektronikus úton továbbítani a vevõ felé. Az elektronikus számlára az ÁFA tv. 13.§-a nem fogalmaz meg külön elvárásokat, annak minden tartalmi eleme megegyezik a hagyományos, papír alapon elõállított számláéval. Egyetlen tartalmi követelményt fogalmaz meg az ÁFA tv. az elektronikus számlával szemben, mégpedig azt, hogy a vevõvel történõ megállapodás alapján van lehetõség a számla kibocsátására, melyet elektronikus aláírással kell ellátni. Az elektronikus aláírásról szól 2001. évi XXXV. Tv. szerint csak hitelesített szolgáltatóval történõ szerzõdéskötést követõen van lehetõség az idõbélyeggel és elektronikus aláírással ellátni a számlát, amelyek együttesen biztosítják, hogy az elektronikus dokumentum a késõbbiekben nem változtatható meg. Magyarországon több hitelesített szolgáltató is mûködik, nagyon eltérõ tarifákkal, így a szerzõdéskötés elõtt mindenkinek célszerû körülnéznie, és a neki leginkább megfelelõt választania.

A számviteli törvény 167.§ (5)-(7) bekezdései szerint számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról szóló törvény szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és idõbélyegzõvel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel e törvény elõírásainak. Elektronikus számviteli bizonylat esetében a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történõ hivatkozást, illetve a könyvviteli nyilvántartásokban történõ rögzítés idõpontjának igazolását oly módon teheti meg, hogy egy elektronikus mellékletben, egyértelmûen hozzárendelhetõ, elválaszthatatlan módon csatolja a „kontírozó lapot”.

Elektronikus számla kiállításakor és befogadásakor mindig belsõ szabályzatban kell rendelkezni a bizonylatok kiállításáról, az elektronikus aláírásról, valamint a „kontírozó lapok” kiállításának és csatolásának módjáról. A „kontírozó lapoknak” ebben az esetben zárt rendszert kell alkotniuk, sorszámmal kell ellátni azokat, mivel csak így biztosítható az egyértelmû hozzárendelés.

Az adóhatósági állásfoglalások alapján arra nincsen lehetõség, hogy a hagyományos úton, számítógépes programmal elõállított számlát (nem elektronikus számlát!) papír alapon ne állítsuk ki, hanem azt a számítógépre lementve, e-mailben továbbítsuk a vevõ felé. Mivel a számlával szemben ekkor követelmény a papír alapú elõállítás, ezért azt mindenképpen ki kell nyomtatni és így kell továbbítani a vevõnk részére. Megjegyzem azonban, mivel a számlával szemben nem követelmény az aláírás és bélyegzés, ezért egy, a késõbbiekben nem módosítható, pl. pdf file-ként elmentett, és e-mailen továbbított számla esetében, amennyiben azt a vevõ nyomtatja ki, a késõbbiekben nem állapítható meg a számláról, hogy nem hiteles dokumentum, mivel papír alapú elõállítás is megtörtént. Követelmény azonban, hogy mind az eladónál, mind a vevõnél az így kiállított számlát papír alapon kell megõrizni, így lényegében értelmét veszti ebben az esetben az elektronikus úton történõ továbbítás.

A számla kiállítója egyéb azonosítói

Nem csak az adótörvények, hanem más törvények is elõírnak olyan kötelezõ szabályokat, amelyeket a számla kiállítóinak alkalmazniuk kell, ha vonatkozik rájuk. Ezek a kötelezõen feltüntetendõ dolgok, melyek a számla kibocsátóját azonosítják, jellemzõen:
 Az egyéni vállalkozó által kiállított számlán a vállalkozói igazolványa számának kell szerepelnie az adószám mellett, illetve ha vállalkozói igazolvány kiváltására nem kötelezett (pl. ügyvéd, állatorvos), akkor a kamarai igazolványuk számának kell szerepelnie.
 Az átalakulás alatt lévõ cégnél az „átalakulás alatt” toldattal kell a cégnevet ellátni
 Felszámolási eljárás alatt a szállító megnevezését az „F.A.” kiegészítéssel kell ellátni, illetve számlát ekkor csak a felszámoló, illetve annak megbízottja jogosult kiállítani
 Végelszámolási eljárás alatt lévõ társaság esetében a cégnevet a „V.A” toldattal kell ellátni

A számla befogadása

Az ÁFA tv. 44.§. (5) bekezdése a következõket tartalmazza:”A számlában, az egyszerûsített számlában feltüntetett adatok valódiságáért a kibocsátó a felelõs. A bizonylatban vevõként feltüntetett adóalany adózással kapcsolatos jogai nem sérülhetnek, ha az adóköteles tényállás kapcsán a termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás körülményeit figyelembe véve kellõ körültekintéssel járt el.” Hogy mit is jelent mindez a gyakorlatban? Ezzel az egyetlen mondattal az adóhatóság bevezette a vevõ felelõsségét a bizonylattal szemben.

A számla elfogadója csak akkor könyvelheti le és veheti figyelembe az adók megállapításánál a számlát (helyezheti levonásba annak ÁFA-tartalmát, illetve számolhatja el költségként a társasági adó, vagy személyi jövedelemadó szempontjából), ha kellõ körültekintéssel fogadta be azt. A kellõ körültekintéshez az alábbi gyakorlati tanácsaim vannak:
 A számla kiállítóját (a szállítót) minden esetben ellenõrizzük le, ha még soha nem volt kapcsolat közöttünk. Azt, hogy egy cég mûködik-e, a cégnyilvántartás alapján bárki, aki az Ügyfélkapu regisztrált felhasználója, ingyenesen lekérdezheti az alábbi webcímen: www.magyarorszag.hu/allampolgar/szolgaltatasok/cegkereso. A nagyobb összegû szerzõdések elõtt mindenképpen célszerû a szállítónk cégbírósági végzését, vagy vállalkozói igazolványát elkérni és lefénymásolni. Az ÁFA- és EVA-alany vállalkozókat pedig mindenki megkeresheti az APEH honlapján, így szintén beazonosíthatóak ezek a vállalkozók.
 Minden számlát nézzenek át, hogy az alaki és tartalmi követelményeinek megfelelnek-e. A hibásan kiállított, vagy hibásan kijavított számlát ne fogadjanak be, mivel az nem felel meg a bizonylattal szemben támasztott követelményeknek, és így sem költségelszámolásra, sem adólevonásra nem alkalmas. (Az Áfa tv. 35.§-a szerint az adólevonási jog kizárólag az elõzetesen felszámított adó összegét hitelesen igazoló dokumentum birtokában gyakorolható.) !
 Egyéb ingatlan bérbevétele esetén szintén érdemes körültekintõen eljárni, mivel ebben az esetben a bérbeadó mind a tárgyi adómentes (ez az alapeset), mind a normál adókulcsú szolgáltatásnyújtás között választhat, amit az adóhatóság hagy jóvá az adózó bejelentése alapján. Érdemes az ingatlan bérbeadás esetén a bérbeadó igazolását kérni arra vonatkozóan, hogy az adóhatóság a bérbeadót ezen tevékenysége kapcsán milyen adózási móddal tartja nyilván (akár az adóhatóság értesítését, határozatát is el lehet kérni fénymásolatban). Mivel a bérbeadó a bérbeadás tekintetében akár évente megváltoztathatja az adózói státuszát, célszerû arról évente meggyõzõdni, és igazolást kérni.
 A számla könyvelése és az adólevonási jog érvényesítése csak a valóságban megtörtént gazdasági esemény után történhet meg. Így nemcsak a számlát, de a megrendeléseket, szerzõdéseket, teljesítés-igazolásokat is meg õrizni az adóellenõrzési jog elévüléséig, és még a számla befogadása elõtt célszerû ezeknek a dokumentumoknak a teljes összhangját körültekintõen átvizsgálni.

Sorozatunk következõ részében a teljesítéssel és annak számviteli-adóügyi idõpontjával foglalkozunk részletesen.

Schlág Judit

Vissza az előző oldalra